Những năm gần đây, quá trình Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đã được đẩy mạnh ở nước ta, bên cạnh sự phát triển về sản lượng, đó còn là sự phát triển về việc ứng dụng khoa học – công nghệ vào quá trình sản xuất. Trong đó, công nghệ thông tin là một trong những ngành phát triển mạnh mẽ và được ứng dụng rộng rãi trong tất cả các lĩnh vực, đặc biệt là kinh tế.

Đối với các doạnh nghiệp thương mại và dịch vụ, có thể nói hàng hóa là đối tượng kinh tế đặc trưng nhất, vì vậy công tác quản lý hàng hóa, đặc biệt là quản lý bán hàng có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với công tác kế toán và công tác quản lý.

Tuy nhiên, có một khó khăn đối với các nhà quản trị, đó là các nghiệp vụ liên quan đến quá trình bán hàng phát sinh với số lượng lớn và liên tục, việc ghi chép trên sổ sách mang tính thủ công, có thể để sót các nghiệp vụ kinh tế, việc tổng hợp thông tin chậm…, dẫn đến hiệu quả năng suất thấp.

Việc áp dụng công nghệ thông tin đã mang đến một giải pháp cho công tác quản lý, thông qua việc xây dựng hệ thống thông tin, qua đó tin học hóa ngày càng được mở rộng, luồng thông tin được xử lý một cách nhanh chóng, chính xác, an toàn, đầy đủ và bảo mật.

Xuất phát từ những lý do trên, nhóm quyết định chọn đề tài : “Phân tích hệ thống thông tin kế toán quản lý bán hàng tại Đà Nẵng Mễ Cốc Công ty”

II : PHẠM VI NỘI DUNG:

Tên đề tài : : “Phân tích hệ thống thông tin kế toán quản lý bán hàng tại Đà Nẵng Mễ Cốc Công ty”

Đà Nẵng Mễ Cốc Công ty là một doanh nghiệp thương mại, hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh các hàng hóa lương thực thực phẩm, ví dụ như sữa, nước giải khát, bia…..

Địa chỉ công ty : 59 – 61 Hoàng Diệu, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng.

Tài liệu của đề tài đề cập đến công tác quản lý bán hàng của công ty. Bao gồm các thông tin như Hóa đơn nhập, Hóa đơn xuất, Hóa đơn chi tiết, Danh mục hàng hóa, Danh mục nhân viên, Danh mục khách hàng,Thống kê hàng hóa tồn kho và báo cáo bán hàng.

Hệ thống thông tin kế toán về bán hàng không thể áp dụng cho các công ty khác nhau, bởi vì mỗi công ty có một cách quản lý khác nhau, có các phương pháp hạch toán khác nhau.

III : TỔNG QUAN VỀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG:

Thiết kế hệ thống thông tin ở đây là công việc phân tích hệ thống, thông qua sơ đồ phân tích hoàn thiện công tác quản lý. Thông qua việc thiết kế chỉ rõ các chức năng cơ bản của hệ thống được xây dựng và tiến hành làm việc như thế nào, chỉ ra các sơ đồ thuật toán, các sơ đồ cấu trúc chính của hệ thống, đồng thời mô tả một cách chi tiết các chức năng của hệ thống.

IV : MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU :

+ Thông qua việc nghiên cứu, xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng, từ đó cơ cấu lại công tác tổ chức quản lý, với sự hỗ trợ của các phần mềm ứng dụng, các chương trình kế toán, doanh nghiệp có thể thay thế một số công đoạn thủ công bằng tin học hóa.

+ Với sự hỗ trợ của máy tính, các thông tin về quá trình nhập, xuất hàng hóa, các thông tin về khách hàng, nhân viên, hàng hóa sẽ được cập nhập và xử lý một cách nhanh chóng, chính xác, đầy đủ.

+ Từ việc cập nhập và xử lý thông tin, các chứng từ, sổ sách kế toán sẽ được lập một cách dễ dàng, tạo điều kiện thuận cho công tác quản lý quá trình hoạt động của công ty.

+ Cung cấp các thông tin cần thiết cho các đối tượng quan tâm đến tình hình hoạt động của công ty.

Thông tin kết xuất

DL vào

Kế hoạch triển khai:

. Thời

gian

Công

Việc

Tuần 4

Tuần 5

Tuần 6

Tuần 7

Tuần 8

Tuần 9

Tuần 10

Nghiên cứu đề tài

Phân tích và chọn đề tài

Vẽ biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữliệu và thiết kế Entity Relationship

Thiết kế Database vật lí, các form nhập liệu, Report, sơ đồ khối

Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng Ms_Access v à các thuật toán

Kiểm tra và viết kết luận

B- NỘI DUNG

I. Biểu đồ phân cấp chức năng FHD

II. Biểu đồ dòng dữ liệu DFD

2.1 Biểu đồ dòng dữ liệu mức khung cảnh (mức 0)

2.2 Biểu đồ dòng dữ liệu mức đỉnh (mức 1)

2.3 Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh (mức2) :Định nghĩa chức năng cập nhật danh mục

2.4 Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh(mức 2): Định nghĩa chức năng mua hàng

2.5 Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh(mức 2): Định nghĩa chức năng bán hàng

2.6 Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh(mức 2): Định nghĩa chức năng gửi hàng

2.7 Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh(mức 2): Định nghĩa chức năng lập hóa đơn

2.8 Biểu đồ dòng dữ liệu mức dưới đỉnh(mức 3): Định nghĩa chức năng kiểm tra thông tin

III. Các kiểu thực thể &mô hình ER(Entity Relationship

IV/ Thiết kế Database vật lí (gồm có 11 bảng )trình bày về các thông tin như Field Name,Type,Size,Description….

1 Table Khách hàng

Stt	Field name	Data type	Field size	Index	Description
1	Ma KH	Text	10	Khóa chính	Mã khách hàng
2	Ten KH	Text	30		Tên khách hàng
3	Dia chi	Text	20		Địa chỉ
4	Dien thoai	Text	50		Điện thoại
5
6

2 Table Hàng

Stt	Field name	Data type	Field size	Index	Description
1	Ma Hang	Text	10	Khóa chính	Mã hàng
2	Ten Hang	Text	50		Tên hàng
3	Ma Loai	Text	10		Mã loại
4	Trong Luong	Number	Single		Trọng lượng
5	DVT	Text	10		Đơn vị tính
6	ĐG Nhap	Number	Double		Đơn giá nhập
7	ĐG Xuat	Number	Double		Đơn giá xuất
8
9

3. Table Nhà Cung Cấp

Stt	Field name	Data type	Field size	Index	Description
1	Ma NCC	Text	10	Khóa chính	Mã nhà cung cấp
2	Ten NCC	Text	10		Tên nhà cung cấp
3	Dia chi NCC	Text	20		Địa chỉ nhà cung cấp
4	Fax	Text	25		Fax

4. Table DM loại

Stt	Field name	Data type	Field size	Index	Description
1	Ma loai	Text	10	Khóa chính	Mã loại
2	Ten loai	Text	10		Tên loại

5 Table : HĐ xuất

Stt	Field name	Data type	Field size	Index	Description
1	So CT	Text	10	Khóa chính	Sổ chứng từ
2	Ngay	Date/time	25		Ngày
3	Ma NV	Text	10	Khóa ngoại	Mã nhân viên
4	Ma KH	Text	10	Khóa ngoại	Mã khách hàng
5	Ma Kho	Text	10	Khóa ngoại	Mã kho
6	Dien Giai	Text	40		Diễn giaỉ
7	Tk Co	Number	Double		Tài khoản có
8	Tk No	Number	Double		Tài khoản nợ
9	Ma NX	Text	10	Khóa ngoại	Mã nhập xuất

6 Table : HĐ Xuất CT (hóa đơn xuất chi tiết)

Stt	Field name	Data type	Field size	Index	Description
1	So CT	Text	10	Khóa chính	Sổ chi tiết
2	Ma Hang	Text	10	Khóa chính	Khóa chính của bảng hàng
3	So luong	Number	Double		Số lượng đơn đặt hàng
4	DG ban	Number	Double		Đơn giá bán xuất

7. Table : HĐ Nhập

Stt	Field name	Data type	Field size	Index	Description
1	So CT	Text	10	Khóa chính	Sổ chứng từ
2	Ngay	Date/time	10		Xác định ngày nhập hàng
3	Ma NCC	Text	10	Khóa ngoại	Nhà cung cấp
4	Ma KH	Text	10	Khóa ngoại	Mã khách hàng
5	Ma Kho	Text	10	Khóa ngoại	Mã kho
6	Dien Giai	Text	40		Diễn giải
7	Tk Co	Number	Double		Xác định số nợ là bao nhiêu
8	Tk No	Number	Double		Xác định số có là bao nhiêu
9	Ma NV	Text	10	Khóa ngoại	Mã nhân viên

8. Table : HĐ nhập chi tiết

Stt	Field name	Data type	Field size	Index	Description
1	So CT	Text	10	Khóa chính	Sổ chi tiết
2	Ma Hang	Text	10	Khóa chính	Khóa chính của bảng hàng
3	So luong	Number	Double		Cho biết số lượng đơn đặt hàng
4	DG ban	Number	Double		Đơn giá bán nhập

9. Table : Nhân viên

Stt	Field name	Data type	Field size	Index	Description
1	Ma NV	Text	10	Khóa chính	Mã nhân viên
2	Ten NV	Text	30		Tên nhân viên
3	Chuc vu	Text	35		Chức vụ của nhân viên
4	Dia chi	Text	10		Địa chỉ

10. Table : DM Kho

Stt	Field name	Data type	Field size	Index	Description
1	Ma Kho	Text	10	Khóa chính	Mã kho
2	Ten Kho	Text	40		Tên kho
3	Dia Chi Kho	Text	40		Địa chỉ

11. Table : DM NX

Stt	Field name	Data type	Field size	Index	Description
1	Ma NX	Text	10	Khóa chính	Mã nhập xuất
2	Ten NX	Text	10		Tên nhập xuất

IV. Thiết kế form

1. Form Hoá đơn nhập

HD Nhap

2.Form HD xuất

3. Form Hàng

4. Form Nhân Viên

5. Form Khách Hàng

V. Thiết kế Report

BẢNG KÊ DỊCH VỤ HÀNG HÓA BÁN RA

Ngày …tháng …năm 2007

Tên đơn vị :

Ngành nghề kinh doanh:

STT	SHĐ	Ngày HĐ	Họ tên địa chỉ người mua	Mã số thuế	Mặt hàng	Doanh số chưa thuế	Thuế VAT(%)
1






			Cộng:

Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký,họ tên ) (Ký,họ tên,đóng dấu )

Đơn Vị: Công ty Bánh kẹo Quảng Ngãi

Bộ phận : Bán hàng

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 10 tháng 9 năm 2009

Tên điạ chỉ người nhận:

Lý do xuất: Xuất bán

Xuất tại kho: Hàng hoá Địa điểm: 19-Nguyễn Chí Thanh-Quảng Ngãi

STT

Tên sản phẩm, hàng hoá

ĐVT

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

Thực xuất

Yêu cầu

Bánh ChoCoViNa

Một mặt hàng

Thùng

100

120000

12.000.000

Cộng:

12.000.000

Số tiền viết bằng chữ: Mười hai triệu đồng chẵn

Số chứng từ gốc kèm theo

Ngày 10 tháng 9 năm 2009

Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ

(Ngày ….Tháng…Năm…)

Tên cơ sỏ kinh doanh:…………………………………………………………………………

Địa chỉ:…………………………………………………………………………………………….

Họ tên người bán hàng;……………………………………………………………………….

Địa chỉ nơi bán:…………………………………………………………………………………

STT	Tên hàng hoá dịch vụ	Đơn vị tính	Số lượng	Đơn giá	Doanh thu có thuế suất	Thuế suất VAT
A	B	C	1	2	3	4







Tổng cộng tiền:

Tổng số tiền bằng chữ:……………………………………………………………………..

Ngày …Tháng…Năm…

Người bán

(Ký,họ tên)

Mẫu số 01-1/GTGT

(Ban hành kèm theo thông tư)

BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ BÁN RA

(Kèm theo tờ khai thuế GTGT theo mẫu số 01/GTGT)

Người nộp thuế:…………………………………………………………………………………

Mã số thuế:……………………………………………………………………………………….

Đơn vị tiền : đồng Việt Nam

STT	Hoá đơn chứng từ bán			Tên người mua	Mã số thuế người mua	Mã hàng	Doanh số bán chưa thuế	Thuế suất	Thuế VAT	Ghi chú
	Kí hiệu hoá đơn	Số hoá đơn	Ngày tháng năm phát hành
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
1.Hàng hoá dịch vụ không chịu thuế :
2.Hàng hoá dịch vụ chịu thuế 0%:
3.Hàng hoá dịch vụ chịu thuế 5%:
4.Hàng hoá dịch vụ chịu thuế 10%:






Tổng :

Tổng doanh thu hàng hoá dịch vụ bán ra :…………………………….

Tổng thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ bán ra:……………………..

V. Thiết kế các thuật toán (Algorthms) xử lí (sơ đồ khối)

1. Thuật toán cập nhật danh mục hàng hoá

2. Thuật toán: Nhập hàng vào kho

3. Thuật toán :Sửa hoá đơn nhập

4. Thuật toán: Xoá hoá đơn nhập

5. Thuật toán: Tìm hoá đơn

6. Thuật toán:Trả lời đơn đặt hàng của KH

C- KẾT LUẬN

Như đã nói ở trên, hoạt động quản lý bán hàng có vai trò hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp thương mại dịch vụ nào. Với việc xây dựng một hệ thống thông tin kế toán quản lý bán hàng, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong quá trình quản lý và duy trì hoạt động. Việc xây dựng hệ thống tin này phải dựa tren cơ sở khỏa sát tình hình thực tiễn tại công ty, không thể áp dụng đối với các công ty khác.

Đề công tác quản lý đạt được hiệu quả cao, công ty cần phải có chính sách đầu tư hợp lý, ứng dụng công nghệ một cách rộng rãi, cần phải có một đội ngũ nhân viên được đào tạo một cách chuyên nghiệp….

Vì thời gian nghiên cứu có hạn, nên bài báo cáo của nhóm có thể còn nhiều sai sót, nhưng nhóm hy vọng từ bài báo cáo này sẽ đưa ra một cái nhìn tổng quát về vai trò của việc thiết kê, xây dựng hẹ thống thông tin kế toán trong công ty.

Để bài báo cáo được hoàn thiện hơn, nhóm kính mong sẽ nhận được sự góp ý nhận xét của thầy.

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………