Câu 21: Cơ cấu tổ chức là gì? Quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức cần đảm bảo cho cơ cấu  có được những thuộc tính cơ bản nào?

_Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận( đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định.

_Quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức cần đảm bảo cho cơ cấu có được những thuộc tính cơ bản là :

+Chuyên môn hoá công việc: tạo nên những nhiệm vụ đơn giản, dễ đào tạo để thực hiện, mỗi người có thể lựa chọn cho mình công việc và vị trí phù hợp với tài năng, lợi ích của họ. Điều này thúc đẩy chuyên môn hoá lực lượng lao động, biến mỗi người thành chuyên gia trong một số công việc nhất định.

+Phân chia tổ chức thành các bộ phận: Cơ cấu tổ chức thể hiện hình thức cấu tạo của tổ chức, bao gồm các bộ phận mang tính độc lập tương đối thực hiện những hoạt động nhất định. Việc hình thành những bộ phận của cơ cấu phản ánh quá trình chuyên môn hoá và hợp nhóm chức năng quản lý. Nếu không biết cách phân chia tổ chức thành các bộ phận thì sự hạn chế về số thuộc cấp có thể quản lý trực tiếp sẽ làm hạn chế quy mô của tổ chức.

+Mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức:

• Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức.
• Các loại quyền hạn:
• Quyền hạn trực tiếp: mối quan hệ quyền hạn giữa cấp trên và cấp dưới trải dài từ cấp cao nhất xuống cấp thấp nhất trong tổ chức.
• Quyền hạn tham mưu: mối quan hệ quyền hạn giữa bộ phận tham mưu và người quản lý trực tuyến. Bộ phận tham mưu điều tra, khảo sát, nghiên cứu và đưa ra ý kiến tư vấn cho người quản lý.
• Quyền hạn chức năng: là quyền trao cho một cá nhân hay một bộ phận được ra quyết định và kiểm soát hoạt động nhất định của các bộ phận khác.

+Cấp quản lý, tầm quản lý

Nguyên nhân có các cấp quản lý trong tổ chức là bởi giới hạn của tầm quản lý- số người và bộ phận mà một nhà quản lý có thể kiểm soát có hiệu quả. Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý và ngược lại.

+Phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý

• Tập trung: mọi quyền ra quyết định được tập trung vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức.
• Phân quyền: phân tán quyền quyết định cho những cấp quản lý thấp hơn trong hệ thống thứ bậc; là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt đến quy mô và trình độ phát triển nhất định làm một người không thể đảm đương mọi công việc quản lý.
• Uỷ quyền trong quản lý tổ chức: hành vi cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định.

+Phối hợp các bộ phận của tổ chức: để đạt được sự thống nhất hoạt động của các bộ phận bên trong và cả với bên ngoài tổ chức. Một tổ chức đặt ra hệ thống mục tiêu càng lớn đòi hỏi mức độ phối hợp càng cao.

Câu 22: Trong tổ chức tồn tại những mối quan hệ quyền hạn nào? Việc sử dụng những loại quyền hạn sẽ dẫn đến những mô hình tổ chức nào? Ví dụ minh hoạ?

_Những mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức :

+Quyền hạn trực tuyến: là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới. Đó là mối quan hệ quyền hạn giữa cấp trên và các cấp dưới trải dài từ cấp cao nhất xuống cấp thấp nhất trong tổ chức.

+Quyền hạn tham mưu: Bản chất của mối quan hệ tham mưu là cố vấn. Các cán bộ tham mưu điều tra, nghiên cứu, phân tích và đưa ra ý kiến tư vấn cho những người quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ. Sản phẩm lao động của cán bộ tham mưu là lời khuyên chứ không phải quyết định cuối cùng.

+Quyền hạn chức năng: là quyền trao cho một cá nhân hay bộ phận được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác.

_Việc sử dụng những loại quyền hạn sẽ dẫn đến những mô hình tổ chức:

+Mô hình tổ chức theo kiểu trực tuyến- tham mưu:
Dựa trên quyền hạn trực tuyến, nhưng bên cạnh người lãnh đạo có bộ phận tham mưu để giúp người lãnh đạo ra quyết định.

Ví dụ: Trong trường học, hiệu trưởng là người quản lý cấp cao nhất. Các hiệu phó tham mưu cho hiệu trưởng.

+Mô hình tổ chức kiểu trực tuyến- chức năng:
Người lãnh đạo tổ chức được sự giúp sức của các phòng ban chức năng để chuẩn bị và ra quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định.

Ví dụ: Trong công ty, tổng giám đốc được các phòng ban chức năng: phòng tài chính, phòng nhân sự, phòng marketing… giúp sức để chuẩn bị và ra quyết định.

Câu 23: Tầm quản lý và cấp quản lý có mối quan hệ với nhau như thế nào? Nêu các mô hình cơ cấu tổ chức xét theo số cấp quản lý?

_Mối quan hệ:

+Nguyên nhân có các cấp quản lý trong tổ chức là bởi giới hạn của tầm quản lý- số người và bộ phận mà một nhà quản lý có thể kiểm soát có hiệu quả. Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý và ngược lại.

_Các mô hình cơ cấu tổ chức xét theo số cấp quản lý:

+Cơ cấu nằm ngang:

• Chỉ có một vài cấp quản lý.
• Quản lý theo phương thức phi tập trung.
• Tổng hợp hoá hoạt động.
• Công việc được xác định khái quát.
• Giới hạn linh hoạt giữa các công việc và các bộ phận.
• Quan tâm đến phương thức làm việc theo nhóm.
• Di chuyển nhân lực theo chiều ngang.
• Tập trung sự chú ý của khách hàng.

+Cơ cấu mạng lưới:

• Quản lý theo phương thức tập thể.
• Trọng tâm là các nhóm với các thành viên, có thể vượt ra khỏi biên giới tổ chức.
• Liên kết với khách hàng, nhà cung cấp.
• Chia sẻ nhiều đặc điểm của cơ cấu nằm ngang.

+Cơ cấu hình tháp:

• Quản lý theo phương thức hành chính.
• Nhiều cấp bậc quản lý.
• Chuyên môn hoá hoạt động.
• Mô tả công việc chi tiết.
• Giới hạn cứng nhắc giữa các công việc và các bộ phận.
• Các cá nhân làm việc độc lập.
• Di chuyển nhân lực theo chiều dọc.

Câu 24: Thế nào là tập trung, phân quyền và uỷ quyền trong quản lý các tổ chức? Nêu quá trình uỷ quyền và những tiền đề để có thể thực hiện quá trình đó có hiệu quả ?

_Trong quản lý tổ chức:

+ Tập trung là phương thức tổ chức trong đó mọi quyền ra quyết định được tập trung vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức.

+ Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho những cấp quản lý thấp hơn trong hệ thống thứ bậc, là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm cho một người không thể đảm đương được mọi công việc quản lý.

+ Uỷ quyền trong quản lý tổ chức là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định.

_Quá trình uỷ quyền:

+Xác định mục tiêu cần đạt được, từ đó xác định với công việc.

+Lựa chọn người phù hợp với công việc được uỷ quyền.

+Giao cho người được uỷ quyền mục tiêu cần đạt được và trao quyền lực để họ có thể thực hiện được mục tiêu đó.

+Yêu cầu người được uỷ quyền cam kết hoàn thành nhiệm vụ.

_Tiền đề để thực hiện quá trình đó có hiệu quả:

+ Uỷ quyền theo mục tiêu: sự uỷ quyền trước hết nhằm thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Sự uỷ quyền chỉ là một công cụ quản lý, không thể thay thế cho toàn bộ quy trình quản lý.

+ Theo chức năng chuyên môn: những người được uỷ quyền phải có đủ kinh nghiệm thực hiện sự uỷ quyền theo đúng chức năng chuyên môn thì khi đó sự uỷ quyền mới có hiệu quả.

+ Sự uỷ quyền càng xuống cấp dưới càng phải rõ ràng, chi tiết.

+ Nguyên tắc trách nhiệm tuyệt đối: cấp dưới khi nhận uỷ quyền phải dám đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm về công việc của mình, không đùn đẩy cho cấp trên.

+Tương xứng với quyền hạn và trách nhiệm.

Câu 25: Vì sao cần phải phối hợp hoạt động của các cá nhân, bộ phận và tổ chức? Có những công cụ nào? Ví dụ minh hoạ?

_ Cần phải phối hợp hoạt động của các cá nhân, bộ phận và tổ chức vì:

+ Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của con người, bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và  hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức.

+Không có phối hợp, con người không thể nhận thức được vai trò của mình trong tổng thể và có xu hướng theo đuổi những lợi ích riêng thay vì hướng tới những mục tiêu chung.

+Một tổ chức đặt ra cho mình hệ thống mục tiêu càng lớn càng đòi hỏi mức độ cao của sự phối hợp.

_Có những công cụ:

+ Các kế hoạch.

+ Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế-kỹ thuật.

+ Các công cụ cơ cấu.

+ Giám sát trực tiếp.

+ Các công cụ của hệ thống thông tin, truyền thông.

+ Văn hoá tổ chức.

_Ví dụ: Một doanh nghiệp muốn đạt được doanh số bán hàng cao cần phải có sự phối hợp tốt giữa bộ phận bán hàng và Marketing. Bởi danh sách khách hàng tiềm năng – được coi là sản phẩm của bộ phận Marketing nếu có chất lượng cao sẽ hỗ trợ rất tốt và tiết kiệm thời gian cho bộ phận bán hàng, ngược lại, khi bộ phận bán hàng khai thác tốt danh sách này, sẽ tăng hiệu quả của một chiến dịch Marketing.

Câu 26: Trình bày yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức và các nguyên tắc tổ chức?

_Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức:

+ Tính thống nhất trong mục tiêu. Một cơ cấu tổ chức được gọi là có kết quả nếu nó cho phép mỗi cá nhân góp phần công sức vào các mục tiêu của tổ chức.

+ Tính tối ưu. Trong cơ cấu tổ chức có đầy đủ các phân hệ, bộ phận và con người để thực hiện các hoạt động cần thiết. Giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết lập được những mối quan hệ hợp lý với cấp số nhỏ nhất, nhờ đó cơ cấu sẽ mang tính năng động cao, đi sát và phục vụ mục đích đề ra của tổ chức.

+ Tính tin cậy. Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ  đó đảm bảo phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của tổ chức.

+ Tính linh hoạt. Được coi là một hệ tĩnh, cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng như ngoài môi trường.

+ Tính hiệu quả. Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện những mục tiêu của tổ chức với chi phí nhỏ nhất.

_Các nguyên tắc tổ chức:

+ Nguyên tắc xác định theo chức năng.

+ Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn.

+ Nguyên tắc bậc thang.

+ Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh.

+ Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc.

+ Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm.

+ Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm.

+ Nguyên tắc quản lý sự thay đổi.

+ Nguyên tắc cân bằng.

Câu 27: Trong tổ chức có những loại cán bộ quản lý nào? Họ giữ vai trò gì đối với tổ chức?

_Những loại cán bộ quản lý:

+Theo cấp quản lý:

• Cán bộ quản lý cấp cao: là những người chịu trách nhiệm quản lý toàn diện đối với tổ chức. Họ có quyền:
• Quyết định chiến lược hoặc có ảnh hưởng lớn đến các quyết định chiến lược.
• Quyết định các chính sách.
• Chỉ đạo các mối quan hệ của tổ chức với môi trường.
• Cán bộ quản lý cấp trung: là những người chịu trách nhiệm quản lý những bộ phận và phân hệ của tổ chức.
• Cán bộ quản lý ở cấp cơ sở: là những người chịu trách nhiệm trước công việc của những người lao động trực tiếp. Họ không kiểm soát hoạt động của những nhà quản lý khác.

+ Theo phạm vi quản lý:

• Cán bộ quản lý chức năng: là người chỉ chịu trách nhiệm quản lý một chức năng hoạt động của tổ chức, như quản lý tài chính, quản lý nhân sự,…
• Cán bộ quản lý tổng hợp: là người chịu trách nhiệm quản lý tất cả các hoạt động của một đơn vị phức tạp như tổ chức, chi nhánh hay đơn vị hoạt động độc lập.

_Vai trò:

+ Vai trò liên kết bao hàm những công việc trực tiếp với những người khác.

+ Vai trò thông tin bao hàm sự trao đổi thông tin với những người khác.

+ Vai trò quyết định bao hàm việc ra quyết định để tác động lên con người.

  

Câu 28: Trong những yêu cầu đối với cán bộ quản lý, yêu cầu nào là quan trọng nhất? Tại sao?

_Trong những yêu cầu đối với cán bộ quản lý, yêu cầu về kỹ năng quản lý( kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng thực hiện các mối quan hệ, kỹ năng nhận thức) là quan trọng nhất.

_Vì khi cán bộ quản lý đạt được những yêu cầu về kỹ năng quản lý, họ dựa trên cơ sở đó mới có thể nắm bắt các vấn đề cơ bản về công việc, hoàn thiện kết quả công việc cho mục tiêu đề ra một cách hiệu quả.

+ Kỹ năng kỹ thuật: Cán bộ quản lý phải có một vốn kiến thức nhất định trong quá trình quản lý các hoạt động thuộc lĩnh vực chuyên môn của mình như : hệ thống luật và thuế trong kinh doanh, về marketing… để ra quyết định hiệu quả.

+ Kỹ năng thực hiện các mối quan hệ con người: Cán bộ quản lý phải có khả năng làm việc được với những người khác ( xây dựng và làm việc theo nhóm, chủ trì các cuộc họp, có kĩ năng giao tiếp và đàm phán, giải quyết tốt các mâu thuẫn trong tập thể,…)

+ Kỹ năng nhận thức: Cán bộ quản lý phải có khả năng phát hiện, phân tích và giải quyết những vấn đề phức tạp; nhận ra được nhân tố chính trong mỗi hoàn cảnh; nhân thức được  mối quan hệ giữa các phần tử, bộ phận trong tổ chức và mối quan hệ của tổ chức với môi trường.

Câu 29: Lãnh đạo bao gồm các nội dung nào? Nội dung nào quan trọng nhất? Tại sao?

_Các nội dung của lãnh đạo:

+ Hiểu rõ con người trong hệ thống:

Đây là nội dung đầu tiên hết sức quan trọng mà người lãnh đạo phải nắm vững để có thể đưa ra quyết định là lựa chọn đúng các phương pháp lãnh đạo. Mỗi con người là một tế bào của hệ thống, có đặc điểm và hoàn cảnh sống riêng; từ đó tạo nên một hệ thống các nhu cầu và động cơ làm việc của mình, cũng như xử lý các mối quan hệ của mình trong tập thể, trong hệ thống.

+ Đưa ra các quyết định lãnh đạo thích hợp

Sản phẩm của người lãnh đạo suy tới cùng là các quyết định. Quyết định là hành vi sáng tạo của người lãnh đạo nhằm định ra chương trình, tính chất hoạt động của các bộ phận và cá nhân trong hệ thống nhằm đạt tới mục tiêu đã định.

+ Xây dựng nhóm làm việc

Trong mỗi hệ thống thông thường đều được phân chia thành những phân hệ và nhóm nhỏ, mỗi phân hệ và nhóm này bao gồm một số người hoạt động theo cùng một nhóm chức năng nghiệp vụ. Nếu không được tổ chức tốt và không hình thành được mối liên hệ chặt chẽ giữa các nhóm và phân hệ khác thì khó có thể đem lại kết quả hoạt động chung tốt đẹp cho cả hệ thống.

+ Dự kiến các tình huống và tìm cách ứng xử tốt.

Người lãnh đạo phải tỉnh táo vạch ra mọi tình huống có thể xảy ra, đối chiếu với mục đích và mục tiêu mong muốn, căn cứ vào thực tế khả năng, cơ hội và nguồn lực có thể có được để đối phó với mọi tình huống.

+ Giao tiếp và đàm phán

Quá trình lãnh đạo là quá trình tiếp xúc và làm việc với con người thông qua hoạt động giao tiếp và đàm phán, cho nên người lãnh đạo không thự hiện tốt nội dung này thì khó có thể đưa hệ thống giành lấy mục tiêu mong muốn.

_Nội dung quan trọng nhất là hiểu rõ con người trong hệ thống.

Vì con người luôn giữ vị trí trung tâm trong hoạt động hệ thống; thực tiễn cho thấy, bất kì hoạt động nào, dù là hoạt động xã hội, hoạt động kinh tế, giáo dục… muốn thực hiện được những mục đích đề ra thì phải hiểu rõ con người trong hệ thống. Để lãnh đạo có hiệu quả, người lãnh đạo phải thấu hiểu sâu sắc về nhu cầu cơ bản, tính cách của nhân viên nói chung và khách hàng nói riêng.

Câu 30: Phương pháp lãnh đạo con người trong quản lý hệ thống là gì? Có những phương pháp nào để lãnh đạo con người trong hệ thống? Phương pháp nào là quan trọng nhất? Vì sao? Ví dụ minh hoạ?

_Phương pháp lãnh đạo con người trong hệ thống là tổng thể các cách thức tác động có thể có và có chủ đích của người lãnh đạo lên con người cùng với các nguồn lực khác của hệ thống để đạt được các mục tiêu quản lý đề ra.

_Những phương pháp để lãnh đạo con người trong hệ thống:

+Các phương pháp giáo dục, vận động và tuyên truyền: các cách tác động vào nhận thức và tình cảm của con người trong hệ thống, nhằm nâng cao tính tự giác và nhiệt tình lao động của họ trong việc thực hiện nhiệm vụ.

+Các phương pháp hành chính: cách tác động trực tiếp của người lãnh đạo lên tập thể những con người dưới quyền bằng các quyết định dứt khoát, mang tính bắt buộc, đòi hỏi mọi người trong hệ thống phải chấp hành nghiêm ngặt, nếu vi phạm sẽ bị xử lý kịp thời, thích đáng.

+Các phương pháp kinh tế: các phương pháp tác động gián tiếp vào đối tượng quản lý thông qua các lợi ích kinh tế, để cho đối tượng bị quản lý tự lựa chọn phương án hoạt động hiệu quả nhất trong phạm vi hoạt động của họ.

_Phương pháp quan trọng nhất là phương pháp kinh tế vì:

+Mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của con người đều tuân theo các quy luật kinh tế khách quan, tạo ra động lực thúc đẩy con người tích cực lao động.

+Các phương pháp kinh tế tạo ra sự quan tâm vật chất thiết thân của đối tượng nên tác động  linh hoạt, phát huy được tính chủ động sáng tạo của con người.

+Các phương pháp kinh tế là các phương pháp quản trị tốt nhất để thực hành tiết kiệm và nâng cao hiệu quả kinh tế. Bằng chế độ thưởng phạt vật chất, trách nhiệm kinh tế chặt chẽ để điều chỉnh hoạt động của các bộ phận, các cá nhân, xác lập chế độ trách nhiệm cho mọi bộ phận cho đến từng người cá nhân.

+Ngày nay, xu hướng chung của mọi hệ thống là mở rộng việc áp dụng các phương pháp kinh tế.

_Ví dụ minh hoạ:

Trong hệ thống giáo dục, áp dụng phương pháp kinh tế như quy định về chế độ tiền lương, tiền thưởng để khuyến khích giáo viên, học sinh thi đua đạt thành tích tốt…