Các bạn có thể tải Full đề cương bản pdf tại link sau: Quản trị Hành chính văn phòng

Mọi ý kiến đóng góp xin gửi vào hòm thư: [email protected]

Đề cương liên quan: Quản Trị Nhân Sự – Quản Trị Chiến Lược – Quản Trị Doanh Nghiệp

---

Câu 16: Trình bày các công cụ hoạch định thời biểu để tiết kiệm thời gian?

 Lịch thời biểu công tác hàng ngày (1 điểm)

Lịch thời biểu công tác là những phương tiện để lập kế hoạch và do đó giúp cho việc quản trị thời gian một cách có hiệu quả. Việc lên lịch thời biểu công tác được thực hiện cho từng cá nhân trong tổ chức. Các hoạt động hàng ngày của từng cá nhân cần đưa lên kế hoạch cụ thể, không để thời gian bị gián đoạn. Việc lên lịch thời biểu công tác giúp cho nhà quản trị hoặc nhân viên tập trung thời gian để giải quyết những công  việc quan trọng (80%-20%)

Sổ tay, nhật ký, lịch bàn (0,5 điểm)

Để tránh lãng phí thời gian tìm kiếm lại các thông tin và tránh thất thoát thông tin, chúng ta nên sử dụng sổ tay, nhật ký hoặc lịch bàn để ghi chép các thông tin, kế hoạch hoặc ý tưởng công việc

Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký (0,5 điểm)

Là hai công cụ rất hữu ích cho các nhà quản trị và thư ký ghi chép những việc cần phải làm hàng ngày trong tháng

– Bìa hồ sơ nhật ký là một túi đựng các hồ sơ giải quyết theo từng ngày trong tháng

– Thẻ hồ sơ là tờ phiếu ghi vắn tắt các công việc cần giải quyết trong ngày

Câu 17: Trình bày các quy tắc tiết kiệm thời gian khi tiếp khách?

Làm chủ việc tiếp khách (1 điểm)

– Đến chỗ làm việc của cấp dưới

– Tiếp khách ngoài phòng làm việc

– Đứng để tiếp khách

– Nhờ thư ký kiểm soát thời gian cuộc tiếp khách

– Qui định thời gian tiếp khách

Đóng cửa phòng làm việc (0,5 điểm)

Việc thường xuyên đóng cửa phòng làm việc sẽ giúp cho nhà quản trị có được một khoảng thời gian liên tục để giải quyết công việc. Có một số phương pháp cho các nhà quản trị là:

– Qui định thời gian làm việc với cấp dưới

– Đến văn phòng sớm hơn mọi người

– Tìm một địa điểm phụ để làm việc

 Quan hệ xã hội (0,5 điểm)

ở nước ta những hình thức giao tiếp trong quan hệ xã hội thường rất rườm rà mất thời gian. Do vậy, các nhà quản trị học cách kết thúc một cuộc nói chuyện để tiết kiệm thời gian làm việc.

Câu 18: Trình bày quy trình xử lý công văn đến?

– Nhận công văn, bóc bì, soát xem công văn gửi đến có đủ các thủ tục hành chính cần thiết không và đánh dấu đăng ký đến vào công văn. Dấu đăng ký đến gồm tên cơ quan nhận, số thứ tự và ngày nhận. Dấu phải đóng chéo giữa trích yếu và địa danh của công văn.

– Cần bóc trước các công văn hoả tốc, thượng khẩn, khẩn và sau cùng mới đến công văn thường.

– Các công văn mật, tối mật, tuyệt mật thì chỉ số đến bên ngoài bì rồi chuyển đến người được giao trách nhiệm bóc

– Công văn có ghi tên riêng hoặc đơn vị bộ phận riêng thì chuyển thẳng tới nơi nhận

– Sau khi vào sổ công văn đến, cần sắp xếp theo từng loại để trình thủ trưởng cơ quan hoặc trưởng phòng hành chính xem và phân phối.

– Công văn nhận ngày nào phải phân phối ngay ngày đó. Đối với công văn khẩn, thượng khẩn, hoả tốc, mời họp phải phân phối ngay sau khi nhận được.

– Khi chuyển giao công văn phải có số đăng ký riêng để tiện theo dõi và đôn đốc thi hành.

Câu 19: Trình bày quy trình xử lý công văn đi?

– Đóng dấu vào những công văn có chữ ký hợp lệ. Dấu đóng đúng qui cách, rõ ràng, không đóng ngược, chồng lên nhau. Dấu đóng phải bên trên chức vụ của người ký công văn

– Ghi số công văn đi, đề ngày tháng và trích yếu của công văn vào số công văn đi

– Công văn gửi đi phải lưu lại cơ quan 2 bản, một bản để lưu tại bộ phận văn thư và một bản lưu tại đơn vị soạn thảo văn bản đó

– Khi gửi công văn phải kiểm tra cẩn thận số từ, số trang để tránh nhầm lẫn ảnh hưởng đến hiệu quả công tác của cơ quan nhận, đóng đầy đủ các dấu chỉ mức độ mật khẩn lên công văn theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan.

– Vỏ ngoài công văn làm bằng giấy có tráng nhựa bên trong hoặc giấy không để lộ chữ của công văn. Bên ngoài phải ghi rõ họ tên và địa chỉ cơ quan gửi, tên và địa chỉ của cơ quan nhận công văn. Đối với các công văn tối mật và tuyệt mật phải làm 2 phong bì, bì trong đóng dấu mức độ mật, bì ngoài viết bình thường.

– Công văn quan trọng phải có phiếu gửi kèm để theo dõi.

Câu 20: Khái niệm và tiến trình quản trị hồ sơ lưu trữ?

 Khái niệm (0,5 điểm)

– Hồ sơ là một tập văn công giấy tờ có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề hoặc một người hình thành trong quá trình giải quyết công việc.

– Quản trị hồ sơ là việc hoạch định, tổ chức, sắp xếp, lưu trữ thông tin đúng nơi, đúng lúc đồng thời kiểm tra sao cho hệ thống thông tin đạt hiệu quả nhất.

 Tiến trình quản trị hồ sơ (1,5 điểm)

Muốn quản trị hồ sơ một cách tốt nhất, các nhà quản trị đã nghiên cứu và đề xuất quá trình sau:

 Phân loại hồ sơ lưu trữ.

Đó là việc phân chia các hồ sơ cần lưu trữ thành một số loại sau:

– Hồ sơ tối cần thiết: Là các hồ sơ cần thiết cho sợ tồn tại của tổ chức. Nó ao gồm: Bản chính của các hợp đồng, nhãn hiệu đăn ký,… Các hồ sơ này thường được lưu trữ trong các tủ đặc biệt như chống lửa, trộm,…

– Hồ sơ quan trọng: Là các hồ sơ có thể thay thế hoặc sao  lại nhưng rất tốn kém. Nó bao gồm các hồ sơ về tài chính như hồ sơ thuế, các tài khoản phải thu, phải trả, hoá đơn, sổ lương.

– Hồ sơ thường sử dụng: Là các hồ sơ có thể thay thế hoặc tái bản. Nó bao gồm các đơn đặt hàng, thoả thuận kinh doanh, danh sách nhân viên,…

– Hồ sơ không cần thiết: Là các hồ sơ nên huỷ bỏ sau khi đã kết thúc công việc. Đó là các thông báo nội bộ, thông báo các cuộc họp, lịch công tác.

 Lên lịch lưu trữ

Sau khi đã phân loại hồ sơ cần phải lên lịch lưu trữ hồ sơ nghĩa là lập bảng thời biểu để xác định thời gian hồ sơ sẽ chuyển từ hồ sơ đang sử dụng sang hồ sơ không còn sử dụng (hình thành trên 6 tháng, ít tham khảo).

 Lưu chuyển hồ sơ

Có 2 phương pháp lưu chuyển hồ sơ:

– Lưu chuyển vĩnh viễn:  Là phương pháp lưu chuyển hồ sơ vào kho hồ sơ không sử dụng thường xuyên đối với các hồ sơ đã thực hiện xong.

– Lưu chuyển định kỳ: Là phương pháp lưu chuyển các hồ sơ vào kho không sử dụng theo 3 giai đoạn kế hoạch là:

+ Kế hoạch 1 giai đoạn

+ Kế hoạch 2 giai đoạn

+ Kế hoạch giai đoạn tối đa, tối thiểu

 Huỷ bỏ hồ sơ

Là việc làm cần thiết giúp cho bộ phận quản lý hồ sơ được gọn nhẹ. Việc huỷ bỏ hồ sơ được tiến hành theo nhiều cách tuỳ theo tầm quan trọng của chúng.

 Chụp in phim

Đó là việc lưu lại các phiến phim cực nhỏ nhằm mục địch tiết kiệm các khoảng trống trong lưu trữ.

Câu 21: Hoạch định và tổ chức các cuộc họp?

 Lựa chọn thời gian

Thông thường các cuộc họp nghi thức cần ấn định thời gian trước hàng tháng để cho tất cả các thành viên tham gia sắp xếp công việc để tham dự. Khi đã lựa chọn ngày cần ghi vào lịch công tác của tổ chức.

 Chuẩn bị hồ sơ cuộc họp

Để chuẩn bị các cuộc họp này, thư ký phải có bìa đựng hồ sơ để sắp xếp các thư từ giao dịch, hợp đồng, danh sách các tài liệu có liên quan đến cuộc họp.

 Soạn thảo kế hoạch thực hiện

Là một công cụ quan trọng giúp cho các thư ký hoạch  định và phối hợp các công việc cho cuộc họp. Đó là một bảng danh sách những công việc cần làm và các cá nhân, bộ phận phụ trách các công việc.

 Đăng ký phòng trước

Tuỳ theo tính chất cuộc họp, số lượng người họp để tiến hành lựa chọn phòng họp. Cần phải thường xuyên tiến hành kiểm tra, xác lập lại việc đặt phòng.

 Soạn thảo lịch trình nghị sự

Là một công việc quan trọng. Đó chính là một bảng danh sách các đề mục cần thảo luận được sắp xếp theo một trình tự và được gắn với một khoảng thời gian thích hợp.

 Thông báo cho các thành viên

Công việc này giúp cho các thành viên tham gia chuẩn bị công việc, ý kiến khi tham gia cuộc họp. Đôi khi cần phải gửi cho các thành viên chương trình nghị sự tạm thời và các tài liệu tham khảo.

 Sắp xếp và phân phối tài liệu

Trước khi bắt đầu  cuộc họp, cần phải cung cấp cho các thành viên các tài liệu cần thiết. Các tài liệu thường bao gồm: chương trình nghị sự chính thức, các báo cáo, giấy, bút viết,…

 Chuẩn bị các dụng cụ nghe nhìn (như không chính thức)

 Đảm bảo các thủ tục theo đúng nghi thức

Đó là nguyên tắc chung để điều chỉnh cuộc họp như:

– Mọi người đều bình đẳng

– Luật đa số

– Bàn về một vấn đề trong một khoảng thời gian

 Ghi biên bản

Câu 22: Hoạch định và tổ chức chuyến đi công tác của nhà quản trị?

Phác thảo chuyến đi

Cần quan tâm một số điểm sau:

– Địa điểm đến

– Ngày tháng và số ngày đi công tác

– Mục đích của chuyến đi

– Những người đi cùng (nếu có)

– Ngày tháng và thời gian các cuộc họp

Lập hồ sơ chuyến đi

Là tập hồ sơ bao gồm các mục sau:

– Lịch trình chuyến đi

– Ghi chú những nơi thăm viếng (địa chỉ, điện thoại)

– Các tài liệu cần thiết

– Các phong tục xã hội tại nơi đến

– Danh sách những thứ cần mang theo để kiểm tra

Đăng ký trước

Đó là một số thủ tục như các phương tiện giao thông, khách sạn, nơi đến,…

Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà

– Thực hiện sự uỷ quyền của nhà quản trị

– Thông báo cho các đối tác

– Sửa đổi lịch thời biểu của nhà quản trị.

---

Tải xuống tài liệu học tập PDF miễn phí

 Tải Xuống Tại Đây  

---