Quản trị Hành chính văn phòng

0
11335
QUẢNG CÁO
Vài Phút Quảng Cáo Sản Phẩm


Các bạn có thể tải Full đề cương bản pdf tại link sau: Quản trị Hành chính văn phòng

Mọi ý kiến đóng góp xin gửi vào hòm thư: [email protected]

Đề cương liên quan: Quản Trị Nhân Sự – Quản Trị Chiến Lược – Quản Trị Doanh Nghiệp


Câu 11: Vận dụng quy tắc sử dụng khoảng trống và dụng cụ để sắp xếp bàn làm việc của một nhà quản trị?

Điện thoại, sổ ghi chép, lịch bàn, giá tài liệu,…..

Câu 12: Trình bày các quy tắc sắp xếp tại một nơi làm việc?

 Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận phòng ban (1 điểm)

Nhà quản trị phải quan tâm sắp xếp phòng ban dưới cái nhìn tổng thể của một hệ thống

Quảng Cáo

Có một số nguyên tắc sau:

– Các bộ phận phòng ban được bố trí gần bộ phận trung tâm của doanh nghiệp

– Sắp xếp các phòng ban có tính chất lâu dài, mở rộng

– Các phòng ban có mối quan hệ mật thiết với nhau nên đặt gần nhau

– Các bộ phận tiếp xúc với khách hàng nên đặt gần lối ra vào, thang máy hay khu

tiếp tân

– Tách riêng những bộ phận hay gây tiếng ồn, mất vệ sinh hoặc cần bảo mật

 Hạn chế sử dụng phòng riêng (1 điểm)

Khuynh hướng ngày nay ít sử dụng phòng riêng cho các bộ phận hành chính mà thường dành các khu vực rộng lớn cho các nhân viên hành chính làm việc

Việc hạn chế sử dụng phòng riêng vì một số lý do sau:

– Phòng riêng chiếm sử dụng lãng phí khoảng 20 lần diện tích khi làm việc tại các phòng chung

– Phòng riêng làm tăng nhiều lần chi phí về điện, nước, trang thiết bị văn phòng.

– Phòng riêng rất khó khăn trong việc thay đổi công việc, thay đổi vị trí.

– Phòng riêng gây khó khăn cho việc kiểm tra

Để thực hiện được hạn chế phòng riêng của doanh nghiệp cần phải sử dụng những khu làm việc lớn cho nhân viên hành chính. Trong các khu này cần phải sử dụng các vách ngăn để ngăn cách từng chỗ làm việc của các nhân viên.

Câu 13: Trình bày các nguyên tắc sử dụng màu sắc tại nơi làm việc?

Nguyên tắc cơ bản của màu sắc (0,5 điểm)

Tất cả các màu đều xuất phát từ 3 màu chính là: đỏ, vàng và xanh da trời (blue)

– Sự phối hợp 2 màu chính sẽ cho ta các màu phụ

– Màu sắc thường được chia thành 2 loại

+ Màu nóng: đỏ, vàng và cam => cảm giác vui tươi

+ Màu lạnh: xanh da trời, tím, xanh lá cây => xoa dịu sự căng thẳng

Các nguyên tắc sử dụng màu trong văn phòng (1,5 điểm)

– Khi ánh sáng tự nhiên chiếu từ phía đông hoặc phía bắc hoặc phía đông thì ánh sáng có màu xanh da trời hay màu lạnh. Để tạo không  khí vui vẻ thì cần sử dụng các màu nóng trên tường đối diện

– Khi ánh sáng tự nhiên chiếu từ hướng Nam hoặc hướng Tây thì ánh sáng sẽ có màu đỏ, vàng. Để làm cho nó dịu đi, chúng ta cần sử dụng màu lạnh trên tường đối diện

– Các hành lang cần sử dụng các màu sáng như: vàng, trắng vì nơi đây hay thiếu ánh sáng tự nhiên

– Các văn phòng chung cần sử  dụng trần màu trắng, tường màu mát trươc mặt nhân viên vì nó làm dịu mắt còn các bức tường khác thì dùng màu ấm

– Các phòng tiếp tân cần dùng màu sắc vui vẻ, hài hoà và tránh đơn điệu

– Các phòng riêng thì tuỳ theo sở thích của từng người

– Phòng vệ sinh thì nam giới thích màu xanh da trời. Nữ giới thích màu hồng

– Phòng tầng hầm hoặc kho tàng cần sử dụng màu sáng để có độ phản chiếu ánh sáng cao

– Phòng lưu trữ hồ sơ cần sở dụng màu sáng và chỉ sử dụng duy nhất một màu trên tường và một màu khác cho các dụng cụ

Câu 14: Phân tích sự ảnh hưởng của không khí và nhiệt độ tới năng suất lao động?

Là các yếu tố quan trọng trong các phòng làm việc được thể hiện là:

– Tiêu chuẩn về khối  lượng không khí cần thiết cho môt người trong một phòng là 14 m3 khí sạch/ 8h làm việc

– Nếu nhiệt độ cao hoặc thấp thì con người cũng đều phải tiêu hao năng lượng để làm cân bằng nhiệt độ cơ thể do đó làm giảm năng suất lao động.

Câu 15: Trình bày những nguyên nhân gây lãng phí thời gian?

Khái niệm (0,5 điểm)

Quản trị thời gian là một tiến trình hoạch định, tổ chức và kiểm soát việc sử dụng quỹ thời gian vô giá của mình một cách có hiệu quả

Nguyên nhân làm mất thời gian (1,5 điểm)

Trong quá trình làm việc, chúng ta luôn bị một số việc không cần thiết làm gián đoạn và lãng phí thời gian. Các việc đó là:

– Các cuộc điện thoại

– Các cuộc viếng thăm xã giao, tiếp khách

– Các câu hỏi của nhân viên

– Các cuộc họp kéo dài

– Sự lộn xộn của các giấy tờ

– Đọc tài liệu quá chậm

– Khung cảnh của văn phòng làm mất tập trung

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here