Các bạn có thể tải Full đề cương bản pdf tại link sau: Quản trị Hành chính văn phòng

Mọi ý kiến đóng góp xin gửi vào hòm thư: [email protected]

Đề cương liên quan: Quản Trị Nhân Sự – Quản Trị Chiến Lược – Quản Trị Doanh Nghiệp

---

Câu 6: Hãy phân tích các tiêu chuẩn của Nhà quản trị HCVP?

– Là một tri thức được đào tạo có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng

– Có khả năng gánh vác công việc và có khả năng uỷ thác trách nhiệm và quyền hành

– Có khả năng dạy cho các nhân viên thuộc quyền

– Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm việc mới.

– Có tính gần gũi với mọi người

– Có óc khôi hài trong công việc (1,0 điểm)

– Có phong cách lịch sự trong giao tiếp

– Biết kiềm chế bản thân

– Có óc sáng kiến, trí tưởng tượng và tài xoay sở

– Có lòng tự tin trong công việc

– Có óc phán đoán

– Có khả năng truyền đạt thông tin (1,0 điểm)

Câu 7: Khái niệm, phân loại và biện pháp nâng cao hiệu quả của hoạch định hành chính văn phòng?

Khái niệm (0,5 điểm)

Hoạch định là một công việc quan trọng đối với các nhà quản trị nói chung và các nhà quản trị hành chính văn phòng nói riêng. Hoạch định công việc hành chính văn phòng là việc thu thập các thông tin, sử dụng và triển khai chúng cho các bước hành động. Đồng thời còn là sự duy trì, bảo quản những thông tin cần thiết, cập nhật hoá, chính xác hoá chúng để tham khảo khi cần thiết.

Phân loại (1,0 điểm)

 Hoạch định tổ chức

Là công việc hoạch định hành chính văn phòng nhằm xác định cơ cấu của tổ chức, mối tương quan của các cá nhân trong cơ cấu tổ chức.

Hoạch định tổ chức giúp cho chúng ta tiết kiệm được nhân lực và rút ngắn được đường dây liên lạc giữa các cấp bậc trong tổ chức

Hoạch định phân công

Là việc hoạch định hành chính văn phòng về số lượng, chất lượng, tiêu chuẩn của các nhân viên hành chính văn phòng trong bộ máy cơ cấu tổ chức.

Hoạch định công tác

Bao gồm hoạch định các vấn đề sau:

– Hoạch định chỗ làm  việc

– Hoạch định các cuộc họp, hội thảo, lễ hội

– Hoạch định chuyến đi công tác của lãnh đạo

– Hoạch định cho các vấn đề liên quan đến tiếp khách

Nâng cao hiệu quả của hoạch định hành chính văn phòng (0,5 điểm)

– Phải lên kế hoạch để phân tích, phối hợp hoàn thành công việc

– Biết cách tổ chức công việc, biết cách quản lý thời gian

– Phải hướng dẫn cho các nhân viên hành chính văn phòng biết cách lên lịch công tác

– Cần xem xét đến các yếu tố tâm – sinh lý để bố trí lịch làm việc của các nhân viên

– Phải biết nhìn nhận tiến trình công việc một cách thức tế

– Phải biết dự đoán và xử lý được các tính huống đột xuất có thể xảy ra.

Câu 8: Khái niệm, mục tiêu và quá trình xây dựng bộ máy cơ cấu tổ chức hành chính văn phòng?

Khái niệm (0,5 điểm)

Cơ cấu tổ chức hành chính văn phòng là tập hợp các phòng ban, bộ phận hành chính văn phòng có mối quan hệ tương tác với nhau để thực hiện các công việc hành chính văn phòng.

 Mục tiêu (0,5 điểm)

– Cung cấp các dịch vụ hành chính cho các bộ phận khác của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất

– Tổ chức lực lượng hành chính sao cho mỗi thành viên hiểu rõ và hiểu đúng công việc của mình

– Phân chia rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận hành chính văn phòng với các bộ phận quản trị khác

– Giúp đỡ với tính chất cố vấn về những quyết định thực tiễn ảnh hưởng đến công việc hành chính văn phòng ở bất cứ nơi nào trong doanh nghiệp.

– Phối hợp giữa con người với các yếu tố liên quan như phương pháp, công cụ, tài chính, thị trường một cách có hiệu quả nhất

 Quá trình xây dựng (1 điểm)

– Xác định các hoạt động hành chính văn phòng: là việc liệt kê tất cả các hoạt động hành chính văn phòng của doanh nghiệp.

– Đánh giá các hoạt động hành chính văn phòng: là việc đánh giá, phân loại các hoạt động hành chính văn phòng. Qua đó, bố trí thời gian và nhân lực để hoàn thành các công việc đó.

– Xác lập các nhóm hoạt động hành chính văn phòng tương quan (phân chia)

– Bố trí nhân sự vào các hoạt động

– Theo dõi các hoạt động

Câu 9: Khái niệm, nội dung và công cụ kiểm tra công việc hành chính văn phòng?

 Khái niệm (0,5 điểm)

Là việc so sánh, đánh giá các công việc hành chính văn phòng với các kế hoạch đã xây dựng nhằm mục đích nâng cao hiệu quả của công tác quản trị hành chính văn phòng

Nội dung (1 điểm)

Kiểm tra chất lượng xử lý thông tin

Đó là việc đánh giá, xem xét chất lượng thông tin về các khía cạnh như: sự thu thập đầy đủ về thông tin, sự chính xác, kịp thời của thông tin, hình thức trình bày của thông tin,…

Kiểm tra tài chính văn phòng:

Bao gồm kiểm tra việc quản lý tiền mặt tại văn phòng và kiểm tra dự trù ngân quĩ văn phòng

 Kiểm tra sự chuyên cần của nhân viên

Đó là việc đánh giá về ngày, giờ làm việc của nhân viên

 Kiểm tra công việc của nhân viên

Thường kiểm tra qua các mặt: chất lượng công tác, số lượng công tác

Kiểm tra về khả năng chuyên môn hoặc kiến thức

Công cụ (0,5 điểm)

– Các biểu đồ, sơ đồ như: Gantt, Pert, biểu đồ chu trình,… cho phép các nhà quản trị có được cái nhìn bao quát diễn biến của các quá trình quản trị, công tác thực hiện của từng nhân viên, từng tổ nhóm.

– Sổ tay công tác cá nhân: Có thể biết được tình hình thực hiện kế hoạch của từng người.

– Lịch thời hạn: Trong đó ghi chú tất cả những thời hạn quan trọng đối với công tác cá nhân của từng người.

Câu 10: Trình bày quy tắc cố gắng tối thiểu và quy tắc cử động đối xứng nhịp nhàng?

 Qui tắc cố gắng tối thiểu (1 điểm)

– Hãy để vận dụng trong phạm vi hình vòng cung sao cho dễ lấy nhất (khu vực vòng cung tối thiểu – tối đa)

– Giảm bớt sự di chuyển và gián đoạn công tác khi chuyển giao hồ sơ từ người này sang người khác bằng cách sử dụng băng tải

– Trong trường hợp 2 tay đều bận, nên sử dụng chân để di chuyển đồ dùng (bàn xoay)

– Hãy chuyên môn hoá từng công đoạn, nghĩa là làm một việc nào đó xong cho đủ số lượng rồi tiếp tục làm công việc khác

– Sử dụng máy móc hay công cụ bất cứ khi nào có thể

 Qui tắc cử động đối xứng và nhịp nhàng (1 điểm)

– Thực hiện công việc cùng một lúc bằng cả hai bàn tay

– Hai bàn tay nên theo hướng đối xứng nhưng ngược chiều nhau

– Hạn chế cử động của thân thể tới mức thấp nhất

– Động tác xoay chuyển nên nhẹ nhàng vầ liên tục. Tránh thay đổi hướng đột ngột sao cho động tác di chuyển theo đường thẳng hoặc đường vòng cung

– Cần thực hiện các thao tác một cách nhịp nhàng để tiết kiệm năng lượng