Với đặc điểm của một nước đang phát triển nên số lượng doanh nghiệp nhỏ ở Việt Nam chiếm đại bộ phận trong tổng số doanh nghiệp (DN) và đã đóng góp đáng kể vào sự phát triển của nền kinh tế đất nước. Tuy nhiên, tổ chức công tác kế toán của các DN này còn nhiều hạn chế, do đó thông tin kế toán cung cấp chưa đáp ứng được yêu cầu của các đối tượng sử dụng có liên quan. Chính vì vậy, việc nghiên cứu tổ chức công tác kế toán cho DN nhỏ là vấn đề có ý nghĩa thực tiễn hết sức quan trọng. Bài viết này tập trung tìm hiểu và đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán của các DN nhỏ ở Việt Nam hiện nay. Từ đó, đưa ra một số ý kiến để tổ chức công tác kế toán phù hợp với những đặc thù của các DN nhỏ tại Việt Nam nh̀m nâng cao hơn nữa chất lượng của thông tin kế toán cung cấp, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và thúc đẩy DN nhỏ phát triển.

Từ khoá: Tổ chức công tác kế toán, doanh nghiệp nhỏ.

SOME IDEAS ABOUT THE ORGANIZATION OF ACCOUNTING WORK FOR SMALL ENTERPRISES IN VIET NAM

ABSTRACT

As a developing country, small businesses account for the majority of Vietnamese enterprises and have contributed signiicantly to the country’s economic development. However, the organization of accounting system of the enterprises has many limitations. Therefore, the accounting information does not meet requirements of users. Hence, research in the organization of accounting system for small companies has important meaning in practice. This article focused on understanding and assessing the reality of the organization of accounting system for small businesses in Vietnam. From then, the article suggested some ideas for the organization of the accounting system to be relevant for small businesses. The resulted improved accounting information will contribute to the improvement of the management eficiency that promotes the development of small businesses.

Keywords: the organization of accounting system; small company

TS. Khoa Kế toán – Kiểm toán, trường Đại học Kinh tế Tp. Hồ Chí Minh ** ThS. GV. Khoa Kế toán – Kiểm toán, trường Đại học Kinh tế Tp. Hồ Chí Minh

Một số ý kiến…

DN nhỏ được xác định dựa trên sự phân loại doanh nghiệp theo độ lớn về quy mô của doanh nghiệp. Việc phân loại doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều tiêu thức và không có một sự phân loại chung nào được thống nhất trên toàn thế giới. Nhìn chung tiêu chuẩn được sử dụng để phân biệt các doanh nghiệp gồm có hai nhóm: nhóm định tính và nhóm định lượng. Các tiêu chí định tính là các tiêu chí dựa vào những đặc trưng cơ bản của doanh nghiệp như: chuyên môn hóa, nhân viên quản lý, trình độ quản lý…, còn các tiêu chí định lượng là các tiêu chí thường được ưa chuộng bao gồm số lượng lao động, giá

trị tài sản và vốn, doanh thu và lợi nhuận… Các tiêu chí này thay đổi theo từng điều kiện hoàn cảnh và từng giai đoạn phát triển khác nhau của mỗi quốc gia. Hầu hết các quốc gia đều phân doanh nghiệp nhỏ ra thành 2 nhóm: doanh nghiệp siêu nhỏ và doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, một số quốc gia vẫn chưa phân biệt một cách rõ ràng giữa doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp vừa mà chỉ có thể phân chia là doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp nhỏ và vừa, điển hình như Nhật Bản.

Theo tiêu chí của Ngân hàng Thế giới và các công ty tài chính quốc tế thì các doanh nghiệp nhỏ được phân chia như sau:

	Lao động	Tổng tài sản	Doanh thu hàng năm

DN siêu nhỏ	1- 9	< 0,1 triệu USD	< 100.000 USD
DN nhỏ	10- 49	0,1 triệu – < 3triệu USD	0,1 triệu – < 3triệu USD

Theo tiêu chí Thái Lan thì phân chia như sau:

Khu vực sản xuất	Lao động	Vốn đăng ký
DN siêu nhỏ	1- 4	0,5 triệu Baht
DN nhỏ	5- 49	0,5 – < 8 triệu Baht
Khu vực kinh doanh	Lao động	Doanh thu hàng năm
DN siêu nhỏ	1- 4	< 1 triệu Baht
DN nhỏ	5- 19	1- < 20 triệu Baht

Nguồn vốn hoạt động thấp và số lượng lao động tương đối ít nên các doanh nghiệp nhỏ có phạm vi hoạt động hẹp, chỉ kinh doanh một hoặc một số mặt hàng nhất định. Vì vậy, tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ cũng khá đơn giản. Tổ chức bộ máy kế toán thường thực hiện theo hình thức tập trung tại phòng kế toán và chỉ có một vài nhân viên kế toán hoặc một số doanh nghiệp nhỏ thuê dịch vụ kế toán từ bên ngoài. Do đó, việc phân quyền trách nhiệm cũng gặp nhiều khó khăn, số lượng nhân viên ít nên thường dẫn đến kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ.

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít, đơn giản, nên việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào công tác kế toán cũng có phần hạn chế. Các doanh nghiệp có thể xử lý kế toán bằng thủ công, bằng excel hay bằng phần mềm kế toán đơn giản thông qua mua hoặc đặt hàng từ các nhà cung cấp.

Doanh nghiệp nhỏ chủ yếu tồn tại dưới hai loại hình công ty tư nhân hay công ty trách nhiệm hữu hạn nên người chủ thường sẽ là người trực tiếp quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, tại một số ít doanh nghiệp thì nhà quản lý cũng có thể được thuê từ bên ngoài. Việc quản lý tại các doanh nghiệp này mang

Taïp chí Kinh teá – Kyõ thuaät

nặng tính gia đình và kinh nghiệm. Do quy mô nhỏ nên việc quản lý tại các doanh nghiệp loại này thường không chia theo nhiều tầng nấc, chủ doanh nghiệp quản lý theo hình thức mệnh lệnh, chỉ đạo trực tiếp từ trên xuống và ít khi nhận sự phản hồi từ dưới lên khi đưa ra các quyết định kinh doanh. Ngoài ra cũng do phạm vi, quy mô hoạt động nhỏ nên các nhà quản lý dễ dàng nắm rõ tình hình hoạt động, kiểm soát và chi phối trực tiếp đến tổng thể tình hình tài chính cũng như hoạt động của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nhỏ không hoặc chưa tham gia niêm yết trên thị trường chứng khoán nên hoạt động kinh doanh của nó không tác động mạnh đến nền kinh tế, đồng thời cũng không bắt buộc phải công bố các Báo cáo tài chính (BCTC) tổng quát cho các đối tượng sử dụng bên ngoài như các công ty có quy mô lớn như các công ty cổ phần. Vì vậy, đối tượng sử dụng thông tin kế toán của doanh nghiệp nhỏ chủ yếu là nhà quản lý; những người có lợi ích tài chính trực tiếp (chủ sở hữu, ngân hàng, nhà cung cấp); và những người có lợi ích tài chính gián tiếp (cơ quan Thuế).

Thông tin cung cấp thông qua các BCTC đến các đối tượng sử dụng này nhằm đáp ứng các yêu cầu:

Đưa ra các quyết định thích hợp về đầu tư, tín dụng hay các quyết định tương tự khác.

Dự đoán được dòng tiền trong tương lai của doanh nghiệp. Có thể dự đoán được số tiền, thời gian, và mức rủi ro của những khoản tiền sẽ thu hồi, tiền lãi, kết quả từ việc mua bán hay các khoản nợ vay…

Đánh giá về nguồn lực kinh tế của đơn vị, nguồn hình thành các nguồn lực này và các trường hợp phát sinh đã làm tăng, giảm nguồn lực.

Đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị. Đánh giá được việc chấp hành, tuân thủ các chính sách, chế độ kế toán, tài chính do

Nhà nước quy định.

Qua tìm hiểu nhiều tài liệu khác nhau, chúng tôi thấy rằng mô hình tổ chức công tác kế toán cho doanh nghiệp nhỏ ở các quốc gia khác nhau phụ thuộc vào các quy định pháp lý liên quan đến hoạt động doanh nghiệp nhỏ cũng như nhu cầu thông tin của các đối tượng sử dụng khác nhau ở bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Tuy nhiên, xét trên bình diện chung thì mô hình tổ chức công tác kế toán ở các quốc gia đều có những nét tương đồng:

Thông tin cung cấp chỉ bao gồm một số nội dung chủ yếu liên quan đến tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí và lợi nhuận chứ không đi vào các thông tin quá chi tiết như các doanh nghiệp có quy mô lớn.

Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị thường được tích hợp và xử lý linh hoạt theo yêu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng sử dụng khác nhau, đặc biệt là của các cấp quản trị khác nhau trong nội bộ doanh nghiệp.

Việc tổ chức bộ máy kế toán thì thông thường ở các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ chỉ mới tuyển dụng những người làm kế toán chuyên nghiệp. Riêng với doanh nghiệp siêu nhỏ thì thông thường thuê người làm kế toán ở các công ty chuyên về dịch vụ kế toán hoặc các kế toán viên hành nghề.

Doanh nghiệp nhỏ chiếm vị trí quan trọng trong nền kinh tế và thường chiếm số lượng lớn ở các nước đang phát triển, kể cả

các nước phát triển như Mỹ, Nhật,… Tại Việt Nam cũng không ngoại lệ, số lượng các DN nhỏ ở Việt Nam đang không ngừng tăng lên đáng kể. Theo “Báo cáo thường niên DN Việt Nam 2011” do Phòng Thương mại

Một số ý kiến…

và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) công bố hôm 14/03/2012 dựa trên tiêu chí phân loại quy mô DN theo Nghị định 56/2009/NĐ-CP, nếu xét theo lao động, có tới 95% trong số hơn 500.000 DN Việt Nam đang hoạt động hiện nay là các DN nhỏ và siêu nhỏ, trong đó DN siêu nhỏ chiếm khoảng 66%. Cũng theo báo cáo, tỷ trọng các DN siêu nhỏ về quy mô lao động có xu hướng ngày càng tăng, trong khi tỷ trọng DN vừa và lớn giảm lần lượt từ 2,8% và 4,49% (năm 2005) còn 1,9% và 2,5% (2010). Tuy nhiên, nếu xét về quy mô vốn thì xu hướng diễn ra ngược lại, cụ thể, tỷ trọng vốn của DN nhỏ giảm từ 89,36% (2005) xuống còn 79,22% (2010). Trong khi đó tỷ trọng DN vừa và lớn tăng gấp đôi trong giai đoạn này, từ 7,36% và 3,28% (2005) lên 14,19% và 6,59% (2010)(1).

Doanh nghiệp nhỏ tại Việt Nam có các đặc điểm phổ biến như sau(2):

Về hình thức sở hữu: chủ yếu là DN tư nhân và công ty trách nhiệm hữu hạn. Theo VCCI, tính đến 31/12/2011 trong 543.963 DN thì có gần 97% doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa, chủ yếu là doanh nghiệp tư nhân.

Về hoạt động kinh doanh: các DN nhỏ hoạt động rất đa dạng, trong mọi lĩnh vực và ngành nghề, chủ yếu là các ngành nghề thuộc lĩnh vực thương mại, dịch vụ hoặc sản xuất, gia công nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng nội địa.

Về hiệu quả kinh doanh: số lượng DN nhỏ chiếm bộ phận lớn , điều kiện kinh doanh còn nhiều hạn chế nên áp lực cạnh tranh cao điều này đã làm cho hiệu quả hoạt động của các DN nhỏ thường không cao và khả năng phát triển thấp.

Hệ thống thông tin kế toán: các DN nhỏ còn yếu về vấn đề này, do phong cách quản

lý mang nặng theo kiểu gia đình và tính kinh nghiệm, nên thông tin chủ yếu cung cấp cho cơ quan Thuế hơn là phục vụ cho việc quản lý, điều hành DN.

Với những đặc điểm trên cho thấy các DN nhỏ ở Việt Nam để có thể tồn tại và phát triển lâu dài thì đang phải đối mặt với những thách thức như sau:

Về nguồn lực tài chính của các DN nhỏ, đặc biệt là nguồn vốn tự có còn khá hạn chế để có thể thực hiện việc duy trì và mở rộng sản xuất kinh doanh, đặc biệt là trong giai đoạn hội nhập như hiện nay đang xảy ra các tình trạng cạnh tranh khốc liệt giữa các DN nhỏ với nhau.

Về cơ sở vật chất kỹ thuật, trình độ công nghệ kỹ thuật phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung còn yếu kém, lạc hậu so với các nước khác, môi trường làm việc như nhà xưởng, nơi giao dịch, quản lý còn khá chật hẹp.

Phong cách quản lý còn mang tính gia đình, cá nhân vì các DN nhỏ chủ yếu là các DN tư nhân cho nên thiếu tầm nhìn và thiếu các chiến lược kinh doanh dài hạn gây khó khăn cho sự phát triển lâu dài của DN nhỏ ở Việt Nam.

Ngoài ra quá trình hội nhập phát triển nên các DN nhỏ dễ bị ảnh hưởng bởi những thay đổi của nền kinh tế thế giới đặc biệt là chịu ảnh hưởng của tình hình lạm phát, lãi suất, tỷ giá, thuế và các chính sách hỗ trợ khác… Do đó, Nhà nước cần phải có sự quan tâm chặt chẽ, ban hành các chính sách hỗ trợ cho sự tồn tại và phát triển lâu dài của các DN nhỏ.

Mặc dù còn phải đối mặt với những thách thức trong việc tồn tại và phát triển nhưng các DN nhỏ có vị trí khá quan trọng và là nền tảng

Nguồn http://www.thanhnien.com.vn/pages/20120314/doanh-nghiep-sieu-nho-ngay-cang-tang.aspx

Võ Văn Nhị và Nguyễn Ngọc Dung, 2011. Tình hình hoạt động kinh doanh và công tác kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam. Tạp chí Phát triển kinh tế, số 249, trang 51.

Taïp chí Kinh teá – Kyõ thuaät

trong nền kinh tế Việt Nam, đã sử dụng 51% lao động xã hội và đóng góp hơn 40% GDP của cả nước, vì vậy Nhà nước cần có sự quan tâm đặc biệt đến các DN nhỏ. Với những lợi thế của mình, các DN nhỏ đã đóng góp đáng kể vào nguồn thu ngân sách của Nhà nước và tạo công ăn việc làm cho một bộ phận lớn người lao động cả nước, cung ứng nhiều sản phẩm, dịch vụ hỗ trợ cho xã hội. Có thể nêu ra một số lợi thế của doanh nghiệp nhỏ ở Việt Nam:

Các DN nhỏ năng động, linh hoạt trước những thay đổi của thị trường bởi quy mô hoạt động nhỏ, vốn ít và nguồn lao động ít nên dễ dàng chuyển hướng kinh doanh, chuyển hướng mặt hàng, tăng giảm lao động dễ dàng, thậm chí có thể tạm ngừng hoạt động để chờ đợi thời cơ và có thể chịu đựng được những thiệt hại mà không gây xáo trộn, bất ổn lớn cho nền kinh tế.

Tổ chức sản xuất cũng như tổ chức quản lý linh hoạt, gọn nhẹ, nên việc bàn bạc để ra các quyết định quản lý nhanh chóng đi đến sự đồng thuận và thực hiện nhanh. Đồng thời công tác kiểm tra điều hành quản lý trực tiếp nên góp phần tiết kiệm chi phí quản lý DN.

Vốn đầu tư ban đầu ít, hiệu quả cao và có khả năng thu hồi vốn nhanh, nên dễ hấp dẫn việc đầu tư của các thành phần kinh tế khác vào khu vực này.

Hơn nữa các DN nhỏ thường có tính chủ động và độc lập cao do không có trách nhiệm lớn đối với xã hội, vì vậy các DN nhỏ giải quyết hoạt động kinh doanh của mình với rất ít áp lực về trách nhiệm và đạo đức.

Tuy nhiên để phát huy tối đa những ưu điểm của DN nhỏ thì Nhà nước cần phải có những chính sách hỗ trợ phù hợp, đặc biệt là những chính sách quản lý và điều hành DN nhỏ.

Tình hình tổ chức công tác kế toán ở các DN nhỏ tại Việt Nam qua khảo sát và tìm hiểu thực tế có thể phân ra làm 2 dạng: đối với DN nhỏ nhưng có quy mô hoạt động tương đối rộng thì tổ chức công tác kế toán khá tốt và đã đáp ứng được nhu cầu của DN ở mức độ nhất định, tuy nhiên vẫn còn nhiều nhược điểm cần phải cải thiện. Đối với các DN có quy mô siêu nhỏ và cận nhỏ thì tổ chức công tác kế toán vẫn chưa được chú trọng và gặp nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện, do đó chưa đáp ứng tốt nhu cầu thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng có liên quan. Sở dĩ có tình hình trên là do các nguyên nhân sau

^đây:y Nguyên nhân khách quan:

Do sự phát triển không ngừng và mạnh mẽ của nền kinh tế đã tác động làm thay đổi đáng kể khung pháp lý nói chung và các quy định về kế toán DN nói riêng ở Việt Nam. Thêm vào đó, khung pháp lý của Việt Nam vẫn chưa hoàn thiện, chưa đáp ứng được yêu cầu của nền kinh tế hiện tại cũng như chưa bắt kịp với thế giới. Để có thể đáp ứng nhu cầu đó thì Nhà nước phải hoàn thiện khung pháp lý, nhưng việc nghiên cứu xây dựng chưa đón đầu được sự phát triển lâu dài trong tương lai của nền kinh tế, vì vậy các quy định thường xuyên bổ sung đã gây ra nhiều khó khăn, lúng túng, mất nhiều thời gian cho DN trong quá trình nghiên cứu, chuyển đổi, cập nhật những quy định mới.

Các cơ quan Nhà nước và tổ chức nghề nghiệp có liên quan vẫn chưa hoạt động hiệu quả trong việc phổ biến, hướng dẫn và bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn về kế toán cũng như về quản lý cho các DN nhỏ. Do đó, những quy định pháp lý mới ban hành các DN vẫn chưa được cập nhật và hướng dẫn kịp thời, đặc biệt là các DN nhỏ hoạt động nhỏ,

Một số ý kiến…

lẻ, trình độ quản lý và nhân viên kế toán còn nhiều hạn chế. Bên cạnh đó, các cơ quan, tổ chức này vẫn chưa phát huy chức năng và vai trò của mình trong việc kiểm định, đánh giá và kết nối các công ty dịch vụ kế toán đến các DN nhỏ. Do đó, các DN nhỏ này khi tìm kiếm dịch vụ kế toán khá khó khăn, chi phí cao và không đảm bảo chất lượng.

Các cơ quan Nhà nước còn kiểm tra lỏng lẻo và chưa có biện pháp chế tài đủ mạnh kiểm soát chất lượng thông tin kê khai tài chính và đóng thuế của các DN nói chung và DN nhỏ nói riêng. Hiện tại chỉ có cơ quan Thuế thực hiện kiểm tra tại các đơn vị nhưng cũng chỉ kiểm tra sự đúng khớp của sổ sách với kê khai và nộp thuế như thế nào mà chưa kiểm tra được liệu rằng số liệu đó có đúng hay không. Thêm vào đó, Nhà nước vẫn chưa yêu cầu kiểm toán độc lập đối với DN thuộc loại này. Điều này đã tác động phần nào lên tâm lý, thái độ chủ quan, xem nhẹ khâu kế toán của các DN.

Ngoài cơ quan Thuế thì đối tượng quan tâm sử dụng BCTC của DN nhỏ chủ yếu chỉ là ngân hàng, còn nhà cung cấp hay nhà đầu tư thì rất hiếm xảy ra, trong khi đó DN khi nộp BCTC cho ngân hàng cũng đã qua xử lý số liệu và ngân hàng cũng không thể kiểm tra được sự trung thực của BCTC hoặc đi vay dựa trên mối quan hệ thân thiết với ngân hàng. Chính vì vậy, đã làm giảm áp lực cho các DN phải cung cấp thông tin minh bạch.

Do quy mô hoạt động nhỏ, khối lượng công việc phát sinh ít nên chi trả lương cho nhân viên kế toán không cao, điều này dẫn đến tình trạng là các DN với quy mô nhỏ rất khó tuyển dụng được nhân viên có trình độ và năng lực cao đáp ứng tốt nhu cầu của nhà quản trị đặc biệt là các vấn đề về kế toán quản trị.

Mặc dù đã có những quy định cụ thể đối với những người hành nghề kế toán nhưng các biện pháp của Nhà nước trong việc kiểm tra, giám sát hoạt động của các đối tượng hành nghề vẫn còn đang lỏng lẻo. Và ngay cả những DN đi thuê vẫn không nắm rõ những quy định này. Do đó, đã tạo điều kiện để cho những người không đủ tiêu chuẩn hoặc không còn đủ tiêu chuẩn, năng lực cũng như phẩm chất vẫn tiếp tục hành nghề đã gây khó khăn cho DN trong việc lựa chọn dịch vụ kế toán thuê ngoài.

Nguyên nhân chủ quan

Do nguồn lực kinh tế của các DN nhỏ còn nhiều hạn chế và yêu cầu cân đối giữa lợi ích và chi phí bỏ ra nên đại bộ phận DN nhỏ vẫn chưa đủ tài chính để xây dựng bộ máy kế toán đầy đủ, có trình độ cũng như đầu tư vào trang bị phần mềm kế toán hoàn chỉnh để thực hiện công tác kế toán đáp ứng nhu cầu của DN.

Năng lực quản lý của các chủ DN mà đặc biệt là các DN siêu nhỏ còn hạn chế do các DN này xuất phát từ kinh doanh hộ gia đình nên hoạt động kinh doanh còn mang tính tự phát và quản lý theo kinh nghiệm chưa khoa học do đó chưa đưa ra được các kế hoạch kinh doanh dài hạn nên vẫn chưa nhận thấy được vai trò quan trọng của kế toán trong việc hỗ trợ nhà quản trị xây dựng các chiến lược và ra các quyết định kinh doanh. Cũng chính vì không có định hướng chiến lược kinh doanh rõ ràng là một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng phá sản của rất nhiều DN nhỏ như hiện nay khi nền kinh tế gặp biến động lớn.

Do nhận thức của chủ DN còn xem nhẹ kế toán, bộ phận kế toán lập ra chủ yếu nhằm mục đích đối phó với cơ quan Thuế, các số liệu trong sổ sách kế toán và báo cáo kế toán không dùng để phục vụ cho công tác quản lý

Taïp chí Kinh teá – Kyõ thuaät

Nên để thuận lợi cho mục đích này đã dẫn tới các DN tuyển dụng nhân viên kế toán dựa trên mối quan hệ gia đình hơn là trình độ và năng lực làm việc.

Để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán cho DN nhỏ ở Việt Nam trong giai đoạn hiện nay theo chúng tôi cần phải giải quyết các vấn

đề sau đây:

y Gắn kết chặt chẽ kế toán tài chính và kế toán quản trị

Dù DN thuộc quy mô như thế nào thì nhu cầu về thông tin kế toán cũng không thể thiếu, nó được xem là công cụ quan trọng trong quản lý điều hành hoạt động của DN. Trong đó thông tin kế toán tài chính và thông tin kế toán quản trị không thể tách rời nhau, chúng tác động hỗ trợ cho nhau và ảnh hưởng đến sự sống còn của DN, đồng thời giúp nâng cao năng lực cạnh tranh của DN.

Việc xác định thông tin kế toán có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc xây dựng tổ chức công tác kế toán, vì thông tin kế toán là sản phẩm cuối cùng của cả một quá trình tổ chức công tác kế toán của DN, nó phải được lập, trình bày và công bố để đáp ứng được yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin. Do đó, để tạo ra được những thông tin hữu ích thì công việc trước tiên cần phải thực hiện là xem xét các đối tượng sử dụng thông tin chủ yếu của DN là ai và họ cần những thông tin gì để ra các quyết định, từ đó đơn vị đưa ra những định hướng cùng với cách thức tổ chức công tác kế toán phù hợp nhằm cung cấp được các thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị một cách hiệu quả nhất.

+ DN siêu nhỏ: Đối tượng sử dụng thông tin chủ yếu của DN là cơ quan Thuế, ngân hàng và các tổ chức tín dụng nên thông tin kế toán cung cấp cũng chủ yếu tập trung vào thông tin kế toán tài chính phản ánh về tình

hình kinh doanh của DN. Còn đối với thông tin kế toán quản trị thì do những hạn chế về năng lực quản lý cũng như chưa nhận thức được tầm quan trọng của thông tin kế toán quản trị của các chủ DN và quy mô hoạt động còn khá nhỏ nên mức độ thông tin kế toán quản trị cung cấp mang tính chất đơn giản, phục vụ cho việc hoạch định trong ngắn hạn.

DN nhỏ: Do phạm vi hoạt động khá rộng nên đối tượng sử dụng thông tin kế toán của nhóm DN này có sự đa dạng hơn so với nhóm DN siêu nhỏ. Các đối tượng sử dụng thông tin bao gồm: cơ quan Thuế, ngân hàng, tổ chức tín dụng, nhà cung cấp, và các nhà đầu tư với nhu cầu cung cấp thông tin tập trung về tình hình tài chính và tình hình kinh doanh của DN. Với nhóm đối tượng sử dụng thông tin kế toán quản trị cũng có sự phức tạp hơn, thông tin kế toán quản trị phải đưa ra được các dự báo cũng như phân tích về tình hình tài chính của DN để hỗ trợ cho nhà quản lý xây dựng các chiến lược kinh doanh dài hạn.

Mặc dù nội dung thông tin, tính chất của thông tin, cũng như phương pháp và kỹ thuật xử lý 2 loại thông tin này không giống nhau nhưng với đặc điểm quy mô hoạt động còn nhỏ, khả năng về tài chính và số lượng nhân viên kế toán tuyển dụng cũng hạn chế thì tổ chức bộ máy kế toán cho các DN nhỏ cần tích hợp bộ phận kế toán quản trị với bộ phận kế toán tài chính. Thêm vào đó, với những DN nhỏ thì nhu cầu về thông tin kế toán quản trị cũng không quá phức tạp do trình độ và nhận thức của nhà quản lý còn hạn chế, kinh doanh với quy mô nhỏ nên nhà quản trị nắm khá rõ và kiểm soát chặt chẽ về tình hình hoạt động của DN. Việc gắn kết này sẽ mang lại nhiều thuận lợi cho DN: (1) Sử dụng chung nguồn nhân lực giữa 2 bộ phận này; (2) Hai bộ phận này đều có chung dữ liệu đầu vào, do đó chỉ

Một số ý kiến…

cần ghi nhận 1 lần cho các dữ liệu đầu vào này, tùy yêu cầu quản lý mà sẽ theo dõi chi tiết các đối tượng kế toán từ đó có thể truy xuất thông tin cần thiết theo yêu cầu, tránh ghi nhận thông tin bị trùng lắp.

Sự kết hợp này hoàn toàn không mâu thuẫn mà tạo nên sự hỗ trợ cần thiết để đảm bảo cho chức năng phản ảnh và cung cấp thông tin kế toán. Từ đó giúp tiết kiệm được chi phí đáng kể cho DN về công tác quản lý, nhân sự, thời gian ghi chép cũng như xử lý thông tin kế toán.

Tổ chức nhân sự kế toán tinh gọn theo hướng từ thuê ngoài đến tuyển dụng dài hạn Yếu tố con người là yếu tố cốt lõi nhất quyết định sự thành công hay thất bại của mọi vấn đề. Và đối với công tác xây dựng mô hình tổ chức kế toán cũng không ngoại lệ, thông tin kế toán cung cấp có chất lượng không, có đáp ứng được yêu cầu quản lý, có hỗ trợ cho chủ DN hay nhà quản lý trong việc tham mưu đưa ra các quyết định chiến lược hay không, tất cả đều phụ thuộc vào việc tuyển dụng và xây dựng bộ máy kế toán của DN. Do vậy, khi xây dựng mô hình tổ chức công tác kế toán cho DN nói chung và DN nhỏ nói riêng cần phải chú trọng đến người làm kế toán và bộ

máy kế toán.

Cần căn cứ vào đặc điểm hoạt động kinh doanh, quy mô, tổ chức quản lý, trình độ nhận thức và quản lý của chủ DN, trình độ của kế toán viên, mức độ ứng dụng CNTT để xây dựng bộ máy kế toán cho phù hợp. Với quy mô của DN nhỏ thì việc bộ máy kế toán thuê hoàn toàn dịch vụ, thuê một phần dịch vụ kế toán hay tuyển nhân viên kế toán dài hạn là hoàn toàn có thể xảy ra, do đó, khi tổ chức các nội dung công tác kế toán phải theo hướng tinh gọn, phù hợp với bộ máy kế toán nhằm đảm bảo hệ thống xây dựng ra có thể được

vận hành có hiệu quả, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ và hữu ích cho các đối tượng sử dụng có liên quan.

Tổ chức công tác kế toán phù hợp với điều kiện kế toán b̀ng thủ công cũng như ứng dụng CNTT

Đối với các DN thuộc nhóm DN nhỏ thì mức độ ứng CNTT không đồng đều. Nhiều DN đã ứng dụng phần mềm vào công tác kế toán nhưng nhìn chung còn rất hạn chế và còn nhiều DN nhỏ mà đặc biệt là DN siêu nhỏ thì vẫn còn thực hiện kế toán bằng thủ công. Do vậy khi tổ chức công tác kế toán cho DN nhỏ thì cần phải tổ chức phù hợp với cả 2 điều kiện thực hiện kế toán bằng thủ công cũng như ứng dụng CNTT.

Để phù hợp với điều kiện thực hiện kế toán hiện tại của DN nhỏ thì công tác thực hiện phải chú trọng đến các giai đoạn xây dựng hệ thống thông tin kế toán bao gồm xây dựng hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, sổ sách và báo cáo kế toán. Mức độ phức tạp của các hệ thống này sẽ tăng dần tương ứng với mức độ ứng dụng CNTT của DN, tuy nhiên ban đầu phải đảm bảo tính đơn giản, gọn nhẹ, đồng thời phải có tính kế thừa và tạo thuận lợi trong việc chuyển đổi dữ liệu khi DN có sự chuyển đổi từ thực hiện kế toán bằng thủ công sang phần mềm kế toán.

Việc ứng dụng CNTT vào công tác kế toán đã trở thành một xu thế tất yếu, nó góp phần giúp cho công tác ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán được nhanh chóng, chính xác và đảm bảo chất lượng đồng thời với sự hỗ trợ của CNTT sẽ làm giảm số lượng nhân sự kế toán từ đó DN sẽ tiết kiệm chi phí đáng kể. Vì vậy mỗi DN cần mạnh dạn đầu tư, lựa chọn ứng dụng CNTT vào công tác kế toán phù hợp với tình hình tài chính, đặc điểm kinh doanh và quản lý của DN.

Taïp chí Kinh teá – Kyõ thuaät

Đối với các DN nhỏ mà đặc biệt là DN siêu nhỏ chưa có bộ máy kế toán hoàn chỉnh phải thuê kế toán dịch vụ thì không nhất thiết phải trang bị phần mềm kế toán nhưng dù DN làm bằng thủ công thì cũng phải trang bị các thiết bị phần cứng một cách đầy đủ như máy tính, máy in phù hợp với đặc điểm hoạt động của DN, số lượng nhân viên kế toán để giảm thiểu khối lượng công việc cho nhân viên cũng như tránh những sai sót trong quá trình tính toán, tổng hợp số liệu.

Những DN chưa có đủ tài chính để đầu tư vào phần mềm thì sử dụng excel là một giải pháp tối ưu, giúp dễ dàng mở các tài khoản, sổ và báo cáo chi tiết theo yêu cầu, đồng thời tiết kiệm thời gian và có thể cung cấp báo cáo kế toán một cách nhanh chóng, kịp thời thông qua các công thức cài đặt kết nối thông tin giữa các sổ sách với nhau vì chỉ cần nhập liệu vào nhật ký chung thì đã có thể truy xuất các sổ cái, sổ chi tiết và các báo cáo theo yêu cầu. Khi ứng dụng excel thì DN cần đầu tư máy tính có cấu hình mạnh và kết nối mạng để nộp khai báo thuế qua cổng thông tin điện tử.

Đối với các DN nhỏ có quy mô rộng thì cần thiết ứng dụng CNTT vào công tác kế toán. Phần mềm có thể mua ngoài hoặc đặt thiết kế riêng phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh, năng lực quản lý, trình độ của nhân viên kế toán và khả năng tài chính của DN. Khi trang bị phần mềm thì phải tương thích với cơ sở hạ tầng trang thiết bị kỹ thuật hiện tại của DN và phần cứng, mạng cần được đầu tư kỹ lưỡng hơn để đảm bảo sự kết nối toàn hệ thống. Cần cân đối giữa lợi ích và chi phí để xác định mức độ DN sẽ ứng dụng CNTT vào trong công tác kế toán nhằm đạt được những hiệu quả mà CNTT mang lại.

Nhưng dù hình thức excel hay các phần mềm thì phải đảm bảo các yêu cầu sau:

– Phải được thiết kế phù hợp dựa trên những quy định của chế độ kế toán về hệ thống TKKT, hệ thống chứng từ, sổ sách và tự động lập các BCTC theo đúng quy định.

– Đáp ứng được yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của DN.

– Kết xuất được các báo cáo bắt buộc theo quy định của pháp luật

– Có tính mở, linh hoạt để DN dễ dàng bổ sung, cập nhật theo yêu cầu cũng như đơn vị có thể mở thêm các TK chi tiết và mã hóa các đối tượng kế toán.

– Có thể lập và in được các sổ theo yêu cầu.

– Chi phí đầu tư phù hợp với tình trạng tài chính của DN

– Nguồn nhân lực vận hành và phần mềm sử dụng phải tương thích với nhau

y Gắn kết chặt chẽ hệ thống thông tin kế toán với hệ thống kiểm soát nội bộ

Như chúng ta thấy hệ thống thông tin kế toán là bộ phận hỗ trợ không thể thiếu cho DN và các đối tượng sử dụng bên ngoài DN trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh thông qua các báo cáo kế toán khác nhau. Để các báo cáo này cung cấp thông tin một cách trung thực và hợp lý nhất ngoài việc thông qua các cuộc kiểm toán BCTC – một hình thức hậu kiểm thì một hình thức tiền kiểm không kém phần quan trọng là gắn kết chặt chẽ toàn bộ hệ thống thông tin kế toán trong từng quy trình với hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm giúp cho DN chủ động phòng ngừa, ngăn chặn các sai phạm và yếu kém. Dù DN có quy mô nhỏ hay lớn thì hệ thống kiểm soát nội bộ đều là một quá trình chịu sự chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị cũng như các nhân viên của toàn đơn vị.

Một số ý kiến…

5. Kết luận

Hoàn thiện nội dung tổ chức công tác kế toán cho DN nhỏ để góp phần tăng cường năng lực quản lý cũng như nâng cao năng lực cạnh tranh trong bối cảnh nền kinh tế phát triển và hội nhập sâu rộng nhưng có nhiều biến động là một trong những vấn đề có tính cấp thiết cần được quan tâm thực hiện từ cơ quan Nhà nước cũng như bản thân các DN.

Để tăng cường chất lượng thông tin kế toán phục vụ tốt cho công tác quản lý ở các

DN nhỏ thì nội dung tổ chức công tác kế toán cần phải gắn kết chặt chẽ kế toán tài chính và kế toán quản trị, phải tổ chức nhân sự tinh gọn, phải tăng cường khả năng ứng dụng CNTT trong quá trình thực hiện và phải gắn kết chặt chẽ với hệ thống kiểm soát nội bộ. Việc thực hiện đồng bộ các giải pháp này sẽ tạo ra được nhiều thông tin hữu ích, trung thực phục vụ tốt cho các đối tượng sử dụng khác nhau đặc biệt là cho các nhà quản trị DN nhỏ.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Bộ Tài Chính, 2006. Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006. Hà Nội.

Bộ Tài Chính, 2006. Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006. Hà Nội.

Bộ Tài Chính, 2006. Thông tư 53/2006/TT-BTC ngày 12/06/2006. Hà Nội.

Bộ Tài Chính, 2011. Thông tư 138/2011/TT-BTC ngày 4/10/2011. Hà Nội.

Chính phủ, 2009. Nghị định 56/2009/NĐ-CP ngày 30/6/2009. Hà Nội.

Hiệp Hội doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam http://vinasme.vn/news/index.html. [Ngày truy cập: 12 tháng 8 năm 2012]
Nguyễn Thị Huyền Trâm, 2007. Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam. Luận văn thạc sĩ. Trường Đại Học Kinh Tế TP Hồ Chí Minh.
Phạm Ngọc Toàn, 2010. Xây dựng nội dung và tổ chức kế toán quản trị cho các DN nhỏ và vừa ở Việt Nam. Luận án tiến sĩ. Trường Đại Học Kinh Tế TP Hồ Chí Minh.
Võ Văn Nhị và Nguyễn Ngọc Dung, 2011. Tình hình hoạt động kinh doanh và công tác kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam, Tạp chí Phát triển kinh tế, số 249, tháng 7/2011, trang 51.

Võ Văn Nhị, 2011. Xây dựng mô hình tổ chức kế toán tài chính và kế toán quản trị cho DN vừa và nhỏ ở Việt Nam. Nghiên cứu khoa học cấp trường. Trường Đại Học Kinh Tế TP Hồ Chí Minh.

Vũ Xuân Tiền, 2007. Những bất cập trong công tác kế toán trong doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay và giải pháp khắc phục. Tạp chí Quản lý kinh tế, số 16, tháng 9+10/2007, trang 54- 72.