Câu 11: Điều khiển hệ thống là gì? Có những phương pháp điều khiển nào?

_Điều khiển hệ thống là quá trình tác động liên tục lên hệ thống để hướng hành vi của nó tới mục tiêu đã định trong điều kiện môi trường luôn luôn biến động.

_Các phương pháp điều khiển:

+Phương pháp kế hoạch hoá:

• Được sử dụng khi chủ thể nắm khá chắc hành vi của đối tượng, tác động của nhiễu và có đủ lực lượng để tác động.
• Được thực hiện bằng cách cho đối tượng một lượng V=A và đòi hỏi đối tượng tạo ra R=B.
• Gồm: kế hoạch chặt( mục tiêu điều khiển được đặt ra ở các mức chuẩn xác và đơn trị) và kế hoạch lỏng( mục tiêu điều khiển được đặt ra ở các mức được lựa chọn và có tính đa trị).

+Phương pháp dùng hàm kích thích:

• Được sử dụng khi chủ thể không có đầy đủ thông tin về hành vi của đối tượng, về nhiễu và không có đủ lực lượng tác động lên đối tượng.
• Được thực hiện bằng cách cho đầu vào ở chu kỳ sau của đối tượng bằng hàm điều khiển phụ thuộc vào lượng đầu ra của chu kỳ trước.
• Trong kinh tế phương pháp dùng hàm kích thích chính là phương pháp sử dụng nguyên tắc phân phối theo lao động.

Câu 12: Nguyên lý điều khiển là gì? Có những nguyên lý điều khiển nào? Ý nghĩa của nó trong quản lý?

_Nguyên lý điều khiển là các quy tắc chỉ đạo, những tiêu chuẩn hành vi bắt buộc mà chủ thể điều khiển phải tuân theo trong quá trình điều khiển.

_Những nguyên lý điều khiển:

+Nguyên lý mối liên hệ ngược: Đòi hỏi chủ thể trong quá trình điều khiển phải nắm chắc được hành vi của đối tượng thông qua các thông tin phản hồi về các hành vi đó. Mối liên hệ ngược gồm 2 loại:

• Ngược dương: phản ứng đầu ra làm tăng tác động đầu vào.
• Ngược âm: Đầu ra tăng tác động kìm hãm đầu vào.

+Nguyên lý bổ xung từ bên ngoài ( Thử-sai-sửa): Chủ thể cấp trên muốn nắm chắc được cấp dưới thì phải có đủ thời gian và thông qua nhiều lần tác động khác nhau, tránh chủ quan duy ý chí.

+Nguyên lý độ đa dạng cần thiết: Đòi hỏi hành vi của đối tượng rất đa dạng và ngẫu nhiên, để điều khiển có hiệu quả thì chủ thể phải có một hệ thống các tác động với độ đa dạng tương ứng, để hạn chế độ bất định của hành vi các đối tượng bị điều khiển.

+Nguyên lý phân cấp( tập trung dân chủ): Một hệ thống phức tạp, nếu chủ thể độc quyền xử lý thông tin để đề ra các quyết định, thì thường phải sử dụng đến một khối lượng thông tin rất lớn. Muốn điều khiển tốt thì chủ thể phải phân cấp việc điều khiển cho các phân hệ. Có 2 cực phân cấp :

• Tập trung cao độ: sử dụng khi chủ thể nắm chắc 100% hành vi của đối tượng và tác động của nhiễu.
• Dân chủ: sử dụng khi chủ thể không nắm chắc hành vi đối tượng.

+Nguyên lý thích nghi với môi trường: Hệ thống phải biết tận dụng tiềm năng của môi trường để biến thành nội lực của mình.

+Nguyên lý khâu xung yếu: Trong quá trình điều khiển, hệ thống thường xuất hiện sự đột biến ở một vài đối tượng nào đó với những mối liên hệ ngược âm dẫn đến sự phá vỡ cơ cấu của đối tượng, đó là khâu yếu, nó sẽ ảnh hưởng tới đối tượng khác và cả hệ thống.

_Ý nghĩa trong quản lý

Hiểu, nắm vững những nguyên lý điều khiển để vận dụng trong quản lý một cách nhuần nhuyễn nhằm đạt hiệu quả cao.

Câu 13: Quy luật là gì? Vì sao nói để quản lý thành công phải nhận thức  và vận dụng đúng yêu cầu của các quy luật khách quan?

_Quy luật là mối liên hệ bản chất, tất yếu, phổ biến, bền vững, thường xuyên lặp đi lặp lại của các sự vật và hiện tượng trong những điều kiện nhất định.

_Để quản lý thành công phải nhận thức và vận dụng đúng yêu cầu của các quy luật khách quan vì :

+ Mọi sự vật, hiện tượng trong tự nhiên và xã hội đều tồn tại và vận động theo những quy luật khách quan.

+ Đòi hỏi của các quy luật khách quan liên quan đến sự tồn tại và phát triển của tổ chức.

+ Hệ thống quy luật khách quan là cơ sở lý luận trực tiếp hình thành các nguyên tắc quản lý. Chỉ trên cơ sở tuân thủ yêu cầu của các quy luật khách quan, các nguyên tắc quản lý mới chứa đựng nội dung khoa học đảm bảo cho công tác quản lý đạt hiệu quả.

Câu 14: Đặc điểm hoạt động của các quy luật kinh tế? Vai trò của quy luật kinh tế và quy luật tâm lý trong quản lý?

_Đặc điểm hoạt động của các quy luật kinh tế:

+ Chỉ tồn tại và hoạt động  thông qua hoạt động của con người.
+ Nền kinh tế tồn tại 1 hệ thống các quy luật kinh tế bao gồm nhiều quy luật và các quy luật này có sự tác động qua lại lẫn nhau do vậy khi xem xét 1 quy luật kinh tế nào đó thì không thể xem xét riêng các quy luật dó mà phải xem xét nó trong mối quan hệ với các quy luật khác.
+ Các quy luật kinh tế kém bền lâu hơn các quy luật tự nhiên vì tuyệt đại đa số các quy luật kinh tế nhất là quy luật kinh tế đặc thù chỉ hoạt động trong một hình thái kinh tế nhất định còn các quy luật tự nhiên thì không gắn liền với sự quá độ từ phương thức sản xuất này đến phương thức sản xuất khác.

_Vai trò của quy luật kinh tế và quy luật tâm lý trong quản lý:

+ Quy luật kinh tế là quy luật có vai trò quan trọng nhất trong quản lý vì lợi ích kinh tế thúc đẩy hoạt động của con người, khuyến khích có hiệu quả tính tích cực lao động của họ.

+ Quy luật tâm lý ảnh hưởng tới hành vi trước khi ra quyết định trong quản lý.( Tâm lý là một tiềm năng to lớn của quản lý vì nó tạo ra (hoặc làm mất đi) niềm tin, và môi trường tâm lý tốt đẹp cho con người trong quản lý )

Câu 15: Phân tích cơ sở khoa học của các nguyên tắc quản lý?

Cơ sở khoa học của các nguyên tắc quản lý:

_Mục tiêu của tổ chức

Mục tiêu của tổ chức là cái đích phải hướng tới, nó định hướng, chi phối sự vận động của toàn bộ tổ chức. Nguyên tắc quản lý đặt ra cũng nhằm thực hiện mục tiêu, do đó mục tiêu là cơ sở của nguyên tắc quản lý.

_Yêu cầu của các quy luật khách quan liên quan đến sự tồn tại và phát triển của tổ chức

Hệ thống quy luật khách quan là cơ sở lý luận trực tiếp hình thành các quy luật quản lý. Chỉ trên cơ sở tuân thủ yêu cầu của các quy luật khách quan, các nguyên tắc quản lý mới chứa đựng nội dung khoa học đảm bảo cho công tác quản lý đạt hiệu quả.

_Các ràng buộc của môi trường

Trong xu thế toàn cầu hoá cùng với xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, môi trường hoạt động của tổ chức luôn thay đổi với tốc độ nhanh. Các nhà quản lý phải chuẩn bị và thích nghi với những thay đổi đó thay vì thụ động tuân theo, do vậy phải nhận thức được khuynh hướng và dữ kiện thay đổi của môi trường bên ngoài để đề ra các nguyên tắc quản lý.

_Thực trạng và xu thế phát triển của tổ chức

Việc đề ra các nguyên tắc quản lý cần dựa trên cơ sở nghiên cứu và nắm vững thực trạng của tổ chức. Các nguồn lực của tổ chức ( nhân lực, vật lực, tài lực…) là các điểm mạnh, yếu, xu thế phát triển trong tương lai của tổ chức.

Câu 16: Trình bày các nguyên tắc quản lý cơ bản trong quản lý?

_Tuân thủ pháp luật và thông lệ xã hội:  Nhà quản lý phải có sự sáng tạo trong mỗi quyết định, xử lý linh hoạt các yếu tố của quá trình sản xuất- kinh doanh, đảm bảo cho tổ chức tồn tại và phát triển vững chắc.

_Tập trung dân chủ: Phải đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ và tối ưu giữa tập trung và dân chủ trong quản lý, tập trung trên cơ sở dân chủ, dân chủ thực hiện trong khuôn khổ tập trung. Đây là nguyên tắc rất quan trọng, nó có tính khách quan phổ biến song thực hiện không đơn giản, phụ thuộc vào bản lĩnh, phẩm chất đạo đức và phong cách của người quản lý.

_Kết hợp hài hoà các loại lợi ích: kết hợp hài hoà các loại lợi ích có liên quan đến tổ chức trên cơ sở những đòi hỏi của quy luật khách quan. Quản lý kinh tế trước hết là quản lý con người, nhà quản lý phải chú ý đến lợi ích của con người để khuyến khích có hiệu quả tính tích cực lao động của họ.

_Chuyên môn hoá: đòi hỏi việc quản lý phải được thực hiện bởi những người có chuyên môn, được đào tạo, có kinh nghiệm và  khả năng điều hành để thực hiện các mục tiêu của tổ chức một cách có hiệu năng và hiệu quả.

_Biết mạo hiểm: đòi hỏi nhà lãnh đạo phải biết tìm ra các giải pháp độc đáo để tăng sức cạnh tranh cho tổ chức.

_Hoàn thiện không ngừng: đòi hỏi người quản lý phải biết khai thác các thông tin có lợi từ mọi nguồn để kịp thời có đối sách tận dụng thời cơ. Đặc biệt là các thông tin cung cầu, công nghệ mới, chính sách Nhà nước có liên quan và sự biến động trong cách thức quản lý của các tổ chức khác có ảnh hưởng tới tổ chức mình.

_Tiết kiệm và hiệu quả: đòi hỏi người quản lý phải có quan điểm đúng đắn, biết phân tích hiệu quả trong từng tình huống, biết đặt lợi ích của tổ chức lên đầu, từ đó ra quyết định tối ưu nhằm đạt lợi ích nhất cho tổ chức.

Câu 17: Trình bày hệ thống kế hoạch của tổ chức?

_Theo cấp kế hoạch

+Các kế hoạch chiến lược do những nhà quản lý cấp cao của tổ chức thiết kế nhằm xác định những mục tiêu tổng thể cho tổ chức. Chúng liên quan đến mối quan hệ giữa con người của tổ chức với con người của những tổ chức khác.

+Các kế hoạch tác nghiệp bao gồm những chi tiết cụ thể hoá của các kế hoạch chiến lược  thành những hoạt động hàng năm, hàng tháng, hàng tuần, thậm chí hàng ngày như kế hoạch nhân công. Chúng chỉ liên quan đến những con người của chính tổ chức đó.

_Các hình thức thể hiện:

+Chiến lược : là loại kế hoạch đặc biệt quan trọng với mỗi tổ chức.

+Chính sách: là quan điểm, phương hướng  và cách thức chung để quyết định trong toor chức.

Chính sách là kế hoạch theo nó là những quy định chung để hướng dẫn khai thông cách suy nghĩ và hành động khi ra quyết định.

+Thủ tục: là kế hoạch thiết lập phương pháp cần thiết cho việc điều hành các hoạt động trong tương lai. Đó là một chuỗi các hoạt động cần thiết theo thứ tự thời gian, theo cấp bậc quản lý.

+Quy tắc: giải thích rõ ràng những hành động nào có thể làm, những hành động nào không được làm. Đây là loại kế hoạch đơn giản nhất. Các quy tắc gắn với hướng dẫn hành động mà không ấn định trình tự thời gian.

+Chương trình: bao gồm một số các mục đích, chính sách, thủ tục, quy tắc và các yếu tố khác. Chương trình được hỗ trợ bằng những ngân quỹ cần thiết.

+Ngân quỹ: bản tường trình các kết quả mong muốn được biểu thị bằng các con số. Ngân quỹ không chỉ đơn thuần là ngân quỹ bằng tiền, mà còn có ngân quỹ nhân công, ngân quỹ nguyên vật liệu,…

_Theo thời gian thực hiện kế hoạch:

+Kế hoạch dài hạn: kế hoạch cho thời kỳ từ 5 năm trở lên.

+Kế hoạch trung hạn: cho thời kỳ từ 1 năm đến 5 năm.

+Kế hoạch ngắn hạn: cho thời kỳ dưới 1 năm.

Câu 18: Trình bày các bước của quá trình lập kế hoạch và mối liên hệ giữa các bước đó?

Quá trình lập kế hoạch bao gồm các bước cơ bản:

_Bước 1: Nghiên cứu và dự báo

+ Phải có hiểu biết về môi trường, điểm mạnh và điểm yếu của mình so với các đối thủ cạnh tranh.

+Phải dự đoán được các yếu tố không chắc chắn và đưa ra phương án đối phó.

_Bước 2: Thiết lập các mục tiêu

+Các mục tiêu đưa ra cần phải xác định rõ thời hạn thực hiện và được lượng hoá đến mức cao nhất có thể.

+Mục tiêu cũng cần được phân nhóm theo các thứ tự ưu tiên khác nhau.

_Bước 3: Phát triển các tiền đề

+Tiền đề lập kế hoạch là các dự báo, các chính sách cơ bản để áp dụng, là giả thiết cho việc lập kế hoạch.

+Tiền đề có thể là địa bàn, quy mô hoạt động, mức giá, mức chi phí.

_Bước 4: Xây dựng các phương án

+Tìm ra và nghiên cứu các phương án hành động để lựa chọn.

+Cần giảm bớt các phương án lựa chọn, chỉ có phương án triển vọng nhất được đưa ra phân tích.

_Bước 5: Đánh giá các phương án

Đánh giá theo tiêu chuẩn phù hợp với mục tiêu và trung thành cao nhất với các tiền đề đã định.

_Bước 6: Lựa chọn phương án và ra quyết định

Sau quá trình đánh giá, một vài phương án sẽ được lựa chọn. Lúc này, cần ra quyết định phân bổ con người và các nguồn lực khác của tổ chức để thực hiện kế hoạch.

Mối liên hệ:

_Sự phân chia các bước lập kế hoạch chỉ mang tính tương đối. Các bước lập kế hoạch có mối quan hệ hữu cơ với nhau. Việc áp dụng các bước lập kế hoạch cần căn cứ vào đặc thù của từng tổ chức cụ thể (tổ chức mới thành lập, tổ chức kinh tế…)

 

Câu 19: Ba cấp chiến lược là gì? Chúng khác nhau như nào?

_Ba cấp chiến lược:

+Chiến lược cấp tổ chức: do bộ phận quản lý cao nhất vạch ra nhằm nắm bắt được những mối quan tâm và hoạt động trong một tổ chức.

Ở cấp này, các câu hỏi thường đặt ra là: Tổ chức nên hoạt động trong lĩnh vực nào? Mục tiêu và kỳ vọng của mỗi lĩnh vực đó? Phân bổ các nguồn lực ra sao để đạt được những mục tiêu đó?

+Chiến lược cấp ngành: chỉ liên quan đến những mối quan tâm và hoạt động trong một ngành của tổ chức.

Ở cấp này, những câu hỏi thường đặt ra là: Lĩnh vực này của tổ chức có vị trí nào trong môi trường hoạt động của nó? Nên đưa ra những sản phẩm/ dịch vụ nào? Cần hướng vào phục vụ ai? Nguồn lực được phân bổ trong ngành ra sao?

+Chiến lược cấp chức năng: được đặt ra trong khuôn khổ một lĩnh vực hoạt động của tổ chức, là sự chi tiết hoá cho chiến lược cấp ngành và liên quan đến việc quản lý các hoạt động chức năng.

Vai trò của chiến lược cấp chức năng là hỗ trợ chiến lược cấp tổ chức và tạo ra một lược đồ, cách thức quản lý nhằm đạt được các mục tiêu đặt ra đối với lĩnh vực chức năng đó.

_Sự khác nhau: về quy mô

+Chiến lược cấp tổ chức:

Vấn đề chiến lược tổng thể của các ngành và mối quan hệ giữa chúng.

+ Chiến lược cấp ngành:

Vấn đề chiến lược đề cập ít hơn đến việc phối kết hợp giữa các ngành mà đề cập sâu hơn đến hoạt động trong ngành đó.

+Chiến lược cấp chức năng :

• Nó đóng vai trò như yếu tố đầu vào cho chiến lược cấp ngành và chiến lược cấp tổ chức.
• Phụ thuộc vào chiến lược ở các cấp cao hơn, một khi chiến lược ở các cấp cao hơn được thiết lập, các bộ phận chức năng sẽ triển khai đường lối này thành các kế hoạch hành động cụ thể và thực hiện đảm bảo sự thành công của chiến lược cấp tổ chức.

 Câu 20: Hãy nêu vai trò của quản lý tác nghiệp? Nội dung của quản lý tác nghiệp?

_Vai trò của quản lý tác nghiệp:

+Hoạt động quản lý tác nghiệp dẫn đến tăng năng suất lao động thông qua việc cải tiến cách thức làm việc như áp dụng các kỹ thuật quản lý mới.

+Hoạt động quản lý tác nghiệp còn giúp cho việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng được hoàn hảo hơn.

_Nội dung :

+Quản lý nguồn lực:

Nguồn lực của tổ chức bao gồm con người, công nghệ, yếu tố vật chất và tài chính. Quản lý nguồn lực là một mảng trọng yếu của quản lý tác nghiệp.

+Quản lý chất lượng

Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt ở hầu hết lĩnh vực, chất lượng sản phẩm, dịch vụ có ý nghĩa sống còn với mỗi tổ chức. Những giải pháp quản lý chất lượng được đưa ra như Quy trình ISO, Quản lý chất lượng đồng bộ,…đã đem lại hiệu quả rõ rệt trong nhiều lĩnh vực sản xuất và dịch vụ.

+Lập kế hoạch và kiểm tra công việc

• Lập kế hoạch và kiểm tra công việc nhằm đảm bảo các công việc bên trong của tổ chức được phối hợp nhịp nhàng, nhuần nhuyễn.
• Các công cụ thường được sử dụng ở đây gồm: Sơ đồ triển khai, biểu đồ Gant và sơ đồ PERT.

+Thiết kế và phát triển các hoạt động

• Nội dung này của quản lý tác nghiệp liên quan đến việc thiết kế sản phẩm, dịch vụ cũng như xác định phương thức, quy trình sản xuất và cách cung cấp những sản phẩm, dịch vụ đó. Những việc này khá phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp ăn ý giữa kĩ sư với các nhân viên marketing.
• Việc xác định phương thức và quy trình sản xuất phù hợp liên quan đến việc lựa chọn và áp dụng công nghệ vào sản xuất và mức độ tự động hoá của trang thiết bị.